PK03 Pengurusan Pemantauan

Berikut adalah prosuder bagi PK03 Pengurusan Pemantauan yang perlu diikuti oleh semua pegawai dalam melakukan pemantauan ke sekolah atau program.

OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memastikan proses pemantauan dilaksanakan secara terancang dan berkesan bagi mengukur pencapaian objektif program dan aktiviti seperti berikut:
a)          Melaksanakan pemantauan sekurang-kurangnya 1 kali setahun bagi lokasi yang telah ditetapkan.
b)      Menerima maklum balas pemantauan dari lokasi dalam tempoh 14 hari bekerja.

DEFINISI
1.    Pemantauan         
Memerhati, memeriksa dan mencerap perkembangan atau kemajuan sesuatu perkara, perkembangan sesuatu projek dan fenomena secara kerap serta teliti yang bertujuan untuk mengawal, mencegah, memperbaiki, mengawasi, membuat pembetulan dan penambahbaikan.

2.    Pemantau      
Pegawai yang melaksanakan pemantauan secara individu atau berpasukan.

3.    Instrumen Pemantauan       
Alat ukur yang digunakan untuk memantau pelaksanaan program yang disediakan oleh BPSH, JPN, PPW dan PPD.

4.    Pemantauan Susulan
Pemantauan yang dilaksanakan dengan tujuan membuat verifikasi ke atas maklum balas yang diterima seperti:
a.    Pemantauan semula ke lokasi.
b.    Penghantaran bukti penambahbaikan oleh lokasi.
c.    Penurunan kuasa memantau kepada pegawai yang lain. 

5.    Kriteria
Asas pemilihan lokasi yang dipantau.

6.    Spesifikasi
Bidang yang dipantau.

7.    Prestasi Perkhidmatan
Piawai yang perlu dicapai oleh lokasi.

TANGGUNGJAWAB	TINDAKAN	RUJUKAN
Pengarah/ TPPPW/ PPD (BPSH/ JPN/ PPW/ PPD)   KPP/ KU (BPSH) KS/ KPP/ PP (JPN) TPPPW/ PPPW/ PPD/ TPPD/ (PPW/ PPD)                         Pemantau	1.    Mengeluar arahan melaksanakan pemantauan.   2.    Menentukan kriteria pemilihan lokasi/ program dan aktiviti. 3.    Menentukan spesifikasi dan prestasi perkhidmatan/ kerja bagi lokasi yang dipantau. 4.    Menyediakan takwim pemantauan.       5.    Menyedia dan menentukan instrumen berdasarkan objektif pemantauan.    6.    Menerima arahan tugas rasmi di luar pejabat sebelum pemantauan dilaksanakan.   7.    Melaksanakan pemantauan menggunakan instrumen yang telah disediakan.  8.    Menyedia dan menyerahkan dapatan pemantauan kepada lokasi/ program dan aktiviti pada hari pemantauan.   9.    Mendapatkan maklum balas dari lokasi /program dan aktiviti dalam tempoh 14 hari bekerja bagi :                i.  teguran atau dapatan pemantauan yang tidak memenuhi spesifikasi dan prestasi perkhidmatan/ kerja yang ditetapkan; ATAU               ii.  cadangan penambahbaikan bagi lokasi/ program dan aktiviti yang mencapai spesifikasi dan prestasi perkhidmatan/ kerja yang telah ditetapkan. 10.    Melaksanakan pemantauan susulan untuk membuat verifikasi  yang tidak mencapai spesifikasi dan prestasi perkhidmatan/ kerja yang ditetapkan.  11.    Menyediakan laporan penuh pemantauan untuk diserahkan kepada Ketua Jabatan dalam tempoh 3 minggu selepas sesi pemantauan. 12.    Membentangkan laporan pemantauan dalam mesyuarat pengurusan.   Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi ambil tindakan pembetulan merujuk PK12  Kawalan Ke Atas Ketidakakuran Produk/ Perkhidmatan	Surat/Memo/Minit Mesyuarat/ e-mel     Senarai lokasi/ kriteria     Senarai spesifikasi  dan prestasi yang ditetapkan   Memo/minit mesyuarat /Perancangan atau Takwim     Instrumen Pemantauan       Arahan Tugas Rasmi di Luar Pejabat       Instrumen Pemantauan       Dapatan pemantauan.         PK03 - 1  Borang Maklum Balas dan Cadangan Penambahbaikan Pemantauan                  Laporan tindakan susulan         Laporan Penuh         Minit mesyuarat

Sila hubungi Juru Audit PPD/ Pengurus Kualiti PPD masing-masing untuk maklumat lanjut.