Sampul Kecil (Fail Sementara)

Gambar 1 : Sampul Kecil (AM 435A - Pin. 1/82)

Contoh Sampul Kecil

• Apabila surat yang diterima memerlukan tindakan dan perlu dimasukkan dalam fail dan fail asal tidak dapat dikesan, sampul kecil hendaklah digunakan sebagai langkah sementara.
• Apabila fail utama dijumpai, maka sampul kecil dan kandungannya hendaklah dimasukkan ke dalam fail itu.
• Sampul kecil juga boleh digunakan apabila surat perlu diambil tindakan oleh lebih daripada dua orang pegawai pada masa yang sama.
• Surat perlu dibuat salinan dan satu surat dimasukkan dalam fail utama dan yang lain-lain dimasukkan dalam sampul-sampul kecil.
• sekiranya fail utama tidak dapat dikesan di dalam satu jangka masa yang tertentu, satu fail baru hendaklah dibuka dan sampul kecil perlu dimasuki dalam fail baru itu.
• Ada ketika, fail baru telah dibuka dan fail lama dijumpai, di dalam keadaan ini, fail lama boleh ditutup dan fail baru dijadikan sebagai jilid 2.
• Sampul kecil/fail sementara mengandungi satu tajuk sahaja. dan fail ini tidak aktif.