Assalamualaikum dan Salam 1 Malaysia. Selamat melayari blog rasmi Unit Pengurusan Kualiti PPD Maran. Selamat Menyambut Hari Kemerdekaan Negara Ke 57 Malaysia Di Sini Lahirnya Sebuah Cinta

CATATAN TERKINI

Ahad, 2 Disember 2012

Garis Panduan Amalan 5S di PPD Maran

GARIS PANDUAN DAN ELEMEN 5S DI PPD MARAN ( Untuk Perkongsian )

A)     Sudut 5S

a.       Nama Zon

b.      Carta Organisasi

c.       Polisi 5S

d.      Jadual Mesyuarat Zon

e.      Keputusan Audit

f.        Gambar Sebelum dan Selepas 5S

g.       Jadual Perancangan dan Perlaksanaan

h.      Jadual tugas zon

(Diletakkan di tempat yang strategik dan maklumat perlu sentiasa di kemaskini)

 

B)      Ruangan Pejabat

a.       Atas Meja

                                                               i.      Tidak lebih 3 fail di atas meja pada waktu pejabat

                                                             ii.      1 IN/OUT/KIV Tray

                                                            iii.      1 Kalender

                                                           iv.      Selepas kerja, simpan semua dokumen, barang-barang ke tempat asal.

                                                             v.      Tiada sampah di atas meja

 
b.      Bawah Meja

                                                               i.      1 bakul sampah

                                                             ii.      Tidak lebih satu kasut atau selipar

 

c.       Meja Sisi (atas meja)

                                                               i.      Telefon

                                                             ii.      Printer individu

                                                            iii.      Tidak lebih 5 kad atau gambar yang disusun dengan kemas.

 

d.      Laci

                                                               i.      Atas – Barang keperluan alat tulis pejabat

                                                             ii.      Tengah – Barang Bukan selalu guna (kertas/nota/memo/fail)

                                                            iii.      Bawah – Barang Peribadi (Sudu, cawan, phone charger dsb)

                                                           iv.      Makanan tidak dibenarkan diletakkan dalam laci.

                                                             v.      Tiada sampah, serangga dan binatang peliharaan dalam pejabat.

 

e.       Kabinet

                                                               i.      Jangan letak barang-barang atas kabinet atau almari (cth: helmet, dekorasi dan fail)

                                                             ii.      Label dan susun barang-barang mengikut susunan dan keperluan

                                                            iii.      Sentiasa susun dan bersihkan Kabinet dan almari.

                                                           iv.      Makanan tidak dibenarkan dalam Kabinet atau almari

                                                             v.      Mesti ada item index.

 

f.        Kerusi

                                                               i.      Kerusi dalam keadaan baik (tidak bengkok atau patah)

                                                             ii.      Letak di tempat asal setelah digunakan.

                                                            iii.      Jangan letak suit atau coat di kerusi. Mesti digantung di dalam almari atau penggantung coat.

                                                           iv.      Jangan letak barang di atas kerusi selain kusyen

 

g.      Cubicle Shelve (Rak)

                                                               i.      Label fail manual/Fail mengikut standard.

                                                             ii.      Tidak lebih 3 dekorasi di atas rak hiasan ( cth: pasu bunga, akuarium kecil, jam kecil, jam kecil,nota kecil @ sbg.)

                                                            iii.      Buku disusun kemas mengikut buku daftar.

                                                           iv.      Jangan letak barang/item lain selain dinyatakan di atas.

                                                             v.      Bersih dan tiada sampah.

 

h.      Name tage/Name plate/Tanda Nama/Papan Tanda

                                                               i.      Untuk Cubicle – nama perlu diletak di bahagian atas papan penanda dan mudah dilihat.

                                                             ii.      Untuk Bilik – nama perlu diletakkan pada pintu dan 6 kaki daripada  lantai.

                                                            iii.      Bilik Air – Tagging Gambar ( Lelaki dan Wanita)

                                                           iv.      Petunjuk arah kawasan

 

i.         Partition Board

                                                               i.      Nyatakan polisi kawasan (keselamatan, persekitaran dan kualiti)

                                                             ii.      Tiada stick-on note dibenarkan.

                                                            iii.      Nota, artikel, calendar dan gambar, mesti ditampal dengan kemas dan kreatif (menggunakan thumb tack.)

 

j.        Notis Board

                                                               i.      Semua items yang ditampal pada notis boards perlu disusun dengan kemas.

                                                             ii.      Item atau data yang telah luput tarikhnya perlu diturunkan.

                                                            iii.      Mesti diselenggara sentiasa – mingguan

                                                           iv.      Semua artikel atau pengumuman perlu mendapat pengesahan Ketua Unit sebelum dipapar/ditampal.

k.       Lantai

                                                               i.      Mesti bersih dan kering

                                                             ii.      Tiada sampah

                                                            iii.      Tiada lubang atau lantai pecah. Tidak licin.

                                                           iv.      Wayar disusun dengan kemas dan selamat

 

l.         Karpet

                                                               i.      Mesti bersih dan kering.

                                                             ii.      Sentiasa vakum

                                                            iii.      Mesti dalam keadaan baik (tidak berbau atau lembap).

 

m.    Jalan Tar

                                                               i.      Jalan mesti memenuhi keperluan standard SEMS.

                                                             ii.      Tiada kerosakan jalan.

 

n.      Dinding

                                                               i.      Tidak menampal apa-apa stick-on note pada dinding.

                                                             ii.      Tidak menconteng dinding

                                                            iii.      Bersih dan tiada sawang

                                                           iv.      Berada dalam keadaan baik

                                                             v.      Semua poster atau risalah perlu ditampal dengan teratur dan kemas.

 

o.      Tingkap

                                                               i.      Tidak meletakkan/menggantung apa-apa pada tingkap.

                                                             ii.      Bersih dan tidak berabuk

                                                            iii.      Lap sentiasa.

                                                           iv.      Dalam keadaan baik (tidak pecah).

                                                             v.      Mesti ditutup selepas waktu pejabat.

                                                           vi.      Memastikan semua tingkap boleh ditutup dan dibuka.

 

p.      Laluan Utama Pejabat.

                                                               i.      Memastikan kasut bersih sebelum memasuki pejabat.

                                                             ii.      Tidak meletakkan barang yang boleh menghalang laluan.

                                                            iii.      Tidak membuang sampah di laluan utama.

                                                           iv.      Pencahayaan yang sesuai diperlukan.

 

q.      Tong Sampah

                                                               i.      Mesti dikosongkan apabila telah penuh.

                                                             ii.      Mesti dilapik dengan beg plastik.

                                                            iii.      Tong sampah/ bakul sampah perlulah bersih.

                                                           iv.      Jangan membuang putung rokok di atas penutup tong sampah.

 

r.        Komputer

                                                               i.      Mesti bersih dan kemas

                                                             ii.      Sentiasa membersihkan alatan komputer.

                                                            iii.      Jangan meletakkan sebarang dekorasi di atas monitor.

                                                           iv.      Mesti disusun dengan kemas dan mudah digunakan.

                                                             v.      Wayar perlu disusun dengan kemas dan selamat. Mesti ditutup setelah digunakan.

 

s.       Telefon

                                                               i.      Susun di tempat yang sesuai dan mudah digunakan.

                                                             ii.      Susun wayar telefon dengan baik dan selamat.

                                                            iii.      Sediakan list bagi nombor-nombor telefon yang digunakan.

                                                           iv.      Sentiasa bersihkan  dengan liquid soap.

                                                             v.      Jangan biarkan telefon bordering lebih daripada 5 kali.

                                                           vi.      Telefon diletakkan di tempat yang mudah diambil/capai.

                                                          vii.      Mesti ada nombor talian sambungan di atas telefon tersebut.

 

t.        Mesin Photostat

                                                               i.      Kumpulkan jenis-jenis kertas (cth: A3,A4) dengan teratur.

                                                             ii.      Tambah kertas setelah habis ke dalam mesin.

                                                            iii.      Set kepada ‘power safe’ setelah waktu pejabat.

                                                           iv.      Sediakan bakul sampah untuk kertas terpakai.

                                                             v.      Gantikan ink cartridge apabila diperlukan.

                                                           vi.      Gunakan dengan berhemah.

                                                          vii.      Buat aduan kepada Bahagian Pentadbiran sekiranya mengalami kerosakan.

                                                        viii.      Sediakan panduan menggunakan Mesin Photostat di tempat Photostat.

 

u.      Mesin Fax

                                                               i.      Sediakan bakul sampah untuk membuang kertas terpakai.

                                                             ii.      Set kepada ‘power safe’ setelah waktu pejabat.

                                                            iii.      Sediakan bakul sampah untuk kertas terpakai.

                                                           iv.      Gantikan ink cartridge apabila diperlukan.

                                                             v.      Penerimaan fax perlu diterima dan diproses dengan segera.

                                                           vi.      Gunakan secara berhemah.

                                                          vii.      Aduan kerosakan dilaporkan kepada Bahagian ICT.

                                                        viii.      Sediakan panduan menggunakan Mesin Fax di tempat fax.

 

v.       Pintu.

                                                               i.      Tidak meletakkan barang atau benda yang menghalang pintu.

                                                             ii.      Tidak menampal apa-apa pada pintu, melainkan tanda arah.

                                                            iii.      Pintu berada dalam keadaan yang baik dan boleh digunakan.

                                                           iv.      Bersih dan tidak pudar (pintu kaca).

 

w.     Printer (mesin cetak)

                                                               i.      Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah digunakan.

                                                             ii.      Pastikan wayar disusun dengan kemas.

                                                            iii.      Switch off setelah digunakan.

                                                           iv.      Dibersihkan selalu.

                                                             v.      Lantik seorang penjaga untuk menjaga keperluan printer.

                                                           vi.      Mesti bersih dan tidak rosak.

                                                          vii.      Digunakan mengikut kesesuaian kertas.

 

x.       Tandas

                                                               i.      Sediakan jadual pembersihan.

                                                             ii.      Kemaskini dan sediakan checklist jadual pembersihan.

                                                            iii.      Pastikan penanda jantina.

                                                           iv.      Susun tong sampah.

                                                             v.      Sediakan tisu/sabun dan tuala kecil.

                                                           vi.      Sediakan jadual pembaikan lampu, sitem air dan keperluan tandas.

                                                          vii.      Sentiasa bersih.

                                                        viii.      Sediakan risalah/peringatan amalan baik bagi pengguna tandas;

1.       Pam setelah digunakan,

2.       Basuh tangan setelah keluar dari tandas.

3.       Jangan mencangkung dengan kedua-dua kaki di atas mangkuk tandas,

4.       Jangan buang tisu atau sanitary ke dalam mangkuk tandas.

 

y.       Sinki.

                                                               i.      Tiada sampah

                                                             ii.      Jangan kotorkan sinki.

                                                            iii.      Pastikan bersih dan berkilau.

                                                           iv.      Tap dalam keadaan yang baik.

 

z.       Cermin.

                                                               i.      Pastikan bersih dan berkilau.

                                                             ii.      Frame dalam keadaan baik.

                                                            iii.      Tidak pecah atau retak.

 

aa.   Sabun dispenser

                                                               i.      Perlu ada 30% daripoada had minimum keperluan.

                                                             ii.      Dispenser berada dalam keadaan yang baik dan boleh digunakan.

 

bb.  Pewangi Udara /Air Freshener

                                                               i.      Keadaan baik dan boleh digunakan.

                                                             ii.      Diletakkan di tempat yang sesuai dan praktikal.

                                                            iii.      Sediakan jadual pembersihan.

 

cc.    Peralatan/Kemudahan Elektrikal.

                                                               i.      Tutup suis setelah digunakan.

                                                             ii.      Pastikan soket plak tidak rosak.

 

dd.  Sistem Fail

                                                               i.      Gunakan warna/nama fail/etc.

                                                             ii.      Mesti ada List Fail yang digunakan.

                                                            iii.      Sediakan satu standard sistem fail yang mudah, selesa dan teratur.

 

ee.  Set Sofa

                                                               i.      Mesti bersih dan tidak berabuk.

                                                             ii.      Susun dengan kemas.

                                                            iii.      Alas sofa perlu bersih dan dalam keadaan baik (cth. Tidak luntur dan berbau).

 

 

 

 

ff.     Meja ‘Coffee’.

                                                               i.      Mesti bersih dan teratur.

                                                             ii.      Tiada pinggan, cawan atau barang yang tidak digunakan.

                                                            iii.      Tiada sampah.

 

gg.   Rak Majalah

                                                               i.      Selenggara majalah yang terkini.

                                                             ii.      Majalah perlulah berbentuk ilmiah bukan hiburan.

                                                            iii.      Rak majalah berada dalam keadaan baik.

 

hh.  Langsir / Blind

                                                               i.      Tidak berabuk.

                                                             ii.      Langsir atau blind berada dalam keadaan baik.

                                                            iii.      Tiada barang diletakkan bersebelahan dengan langsir (cth. pasu bunga).

 

ii.       Rak Kasut

                                                               i.      Diletakkan sditempat yang betul.

                                                             ii.      Rak kasut berada dalam keadaan yang baik.

 

jj.      Musolla.

                                                               i.      Tempat wuduk

1.       Pastikan sistem air dalam keadaan baik dan mencukupi.

2.       Pastikan lubang saluran air baik dan tidak bocor.

3.       Selipar yang digunakan hendaklah disusun secara teratur dan kemas.

4.       Pastikan kebersihan dijaga dan diutamakan.

                                                             ii.      Bilik Solat.

1.       Pastikan bersih dan berada dalam keadaan baik.

2.       Sejadah, kain sembahayang dan buku-buku agama termasuk al-Quran disusun dan diletakkan secara baik, terurus dan terpelihara.

3.       Bukan dijadikan tempat tidur.

 

kk.   Pencahayaan Bilik.

                                                               i.      Suis

1.       Switch off setelah menggunakan pejabat.

2.       Sediakan layout switch sekiranya terdapat suis yang banyak.

3.       Tiada suis yang pecah atau rosak lebih dari seminggu.

                                                             ii.      Mentol

1.       Tidak berklip.

2.       Tidak berhabuk.

3.       Berfungsi dengan baik.

                                                            iii.      Casing/cover/penutup lampu

1.       Tidak pecah/rosak dan diselenggara segera sekiranya rosak.

2.       Tidak berhabuk atau bersawang.

 

 

ll.       Alatan Pejabat.

                                                               i.      Alatan tulis

1.       Setiap kakitangan perlu ada alatan tersebut seperti:

a.       3 batang pen ( biru, merah, hitam )

b.      1 pensel

c.       1 pemadam

d.      1 pembaris

e.      1 Liquid Paper

f.        1 stapler

g.       1 cellulose Tape

h.      1 puncher

i.         1 tray

j.        1 gunting

k.       1 fluorescent colour Pen

l.         1 cutter

m.    1 kotak paper clip

2.       Nama individu perlu diletakkan pada alatan milik masing-masing.

3.       Alatan perlu dijaga dengan rapi dan kemas.

                                                             ii.      Stor Alatan Tulis

1.       Perlu ada tempat yang sesuai, mudah bagi penyimpanan alatan.

2.       Tagging semua jenis alatan bagi memudahkan pengiraan semasa dan penyelenggaraan stok baru.

 

mm.                      Papan Putih (White Boards)

                                                               i.      Sentiasa bersih setelah digunakan.

                                                             ii.      1 pemadam papan putih perlu sentiasa ada setiap masa.

                                                            iii.      1 marker pen (biru/merah/hitam) perlu ada setiap masa.

                                                           iv.      Perlu diletakkan di tempat simpanan setelah digunakan.

 

nn.  Bilik Gerakan

                                                               i.      Rostrum

1.       Perlu sentiasa bersih dan teratur.

2.       Rostrum, sekiranya digunakan di luar Bilik Gerakan perlu diletakkan ditempatnya semula.

3.       Berada dalam keadaan yang baik .

 

oo.  Dekorasi.

                                                               i.      Pejabat Pelajaran Daerah Maran menggalakkan warganya menyalurkan kreativiti dan inovasi masing-masing.

                                                             ii.      Walaubagaimanapun, setiap dekorasi perlulah memenuhi ‘garis panduan elemen 5S’.

 

 

 

 

pp.  Tempat Letak Kenderaan

                                                               i.      Sentiasa bersih

                                                             ii.      Line parking yang jelas.

                                                            iii.      Kelaskan parking mengikut jenis kenderaan (motor, kereta dll).

                                                           iv.      Parking berpandukan kepada penanda kawasan parking yang disediakan sahaja.

                                                             v.      Parking Pegawai hendaklah diisi oleh pegawai yang telah ditetapkan- PPD, Timbalan PPD dan ketua unit.

 

qq.  Kawasan Larangan Merokok

                                                               i.      Pejabat Pelajaran Daerah Maran adalah di dalam “Kawasan Larangan Merokok

                                                             ii.      Ini berdasarkan Pekeliling Larangan Merokok di Premis Kerajaan melalui Peraturanperaturan Kawalan Hasil Tembakau 2004 [P.U.(A)324/2004] dan Peraturanperaturan Kawalan Hasil Tembakau (Pindaan) 2008 P.U.(A)315/2008].

                                                            iii.      Adalah menjadi kewajiban kepada warga kerja dan pelanggan PPD Maran untuk mematuhi peraturan tersebut.

 

rr.     Kaedah-kaedah Susunan Fail

                                                               i.      Berdasarkan tahun, daerah, kod aktiviti, tarikh, bercampur, atau kelas fail.

 

ss.    Maklumbalas Pelanggan (kriteria Yang Dinilai)

                                                               i.      Mesra

                                                             ii.      Bahasa Sopan

                                                            iii.      Memudahkan urusan

                                                           iv.      Kemahiran

                                                             v.      Penjelasan

                                                           vi.      Cepat

                                                          vii.      Tepati masa

                                                        viii.      Terima kritikan

                                                           ix.      Layanan dan membekal maklumat

                                                             x.      Kawalan emosi

                                                           xi.      Persekitaran

                                                          xii.      Kemudahan

                                                        xiii.      Ruang dan masa menunggu.

 

Tiada ulasan:

Catat Ulasan

Terima kasih atas ulasan anda.