EKSA- Ruang kerja/Bilik Pegawai

1. Lantai ruang kerja/bilik pegawai sentiasa berada dalam keadaan bersih..
2. Meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik 
3. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat. 
4. Tanda nama dan jawatan pegawai diletakkan di ruang kerja/partition pegawai/pintu bilik pegawai mengikut kesesuaian. 
5. Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan masuk/keluar. 
6. Dokumen diurus dengan berkesan. 
7. Kew PA 7 senarai aset lokasi disediakan dan kemaskini. 
8. Sekiranya pegawai dibekalkan kabinet fail, kabinet fail perlu dilabelkan dengan kemas dan teratur. 
9.  Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak digunakan. 
10.  Kerusi sentiasa berada dalam keadaan baik, selesa dan bersih. 
11.  Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang pintu (jika almari tidak disediakan). Jika di ruang kerja sediakan ruang penyangkut yang sesuai.
12. Wayar/kabel elektrik disusun kemas dengan menggunakan black tape/cabel casing conduit. 
13. CPU dan pedestal bergerak (sekiranya ada) ditempatkan secara teratur dan seragam. 
14. Komputer dan pencetak haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan.
15. Komputer ditutup (shut down) selepas habis waktu bekerja.
16. Wallpaper dan screen saver desktop komputer/komputer riba boleh diseragamkan dengan imej korporat Jabatan/Agensi.
17. Pegawai boleh mewujudkan satu (1) sudut mini yang ditetapkan untuk  tapak hiasan
    Menetapkan ruang kasut (jika perlu) bagi meletakkan tidak lebih dari tiga (3)
    pasang kasut
     

 

EKSA - Pengurusan Bilik Stor

BILIK STOR

1. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.
2. Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan boleh diwujudkan dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.
3. Sudut informasi (contoh: tatacara permohonan barang) boleh diwujudkan dan ditempatkan di kawasan yang mudah dilihat.
4. Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas.
5. Stok disusun mengikut tanda/label/abjad yang bersesuaian mengikut tarikh pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan mengikut kaedah “First-In-First-Out” (FIFO). (*Penandan Aras Minima)
6. Semua barang/stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur.
7. Stok termasuk alat tulis, bahan, mesin dan peralatan disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan.
8. Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga mudah alih dan troli berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas.
9. Stok  disimpan  mengikut  keadaan  atau  jenis  barang  dan  tertakluk  kepada prosedur pengurusan stor yang sedang berkuatkuasa (Contoh: bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah dan barang-barang toksik disimpan dengan kemas dan menggunakan peralatan sepatutnya termasuk peralatan sokongan).
10. Kaedah/sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan bagi memudahkan urusan merekod keluar masuk stok. (*Menyediakan Kew PS yang kemaskini).

 

EKSA - Pengurusan Dokumen dan Bilik Fail

PENGURUSAN DOKUMEN
1.   Fail-fail aktif/diari/organizer disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.
2.   Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet faildan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan..

 

BILIK FAIL

1. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.
2. Pelan susun atur/pelan lantai bilik fail boleh disediakan dan dipamerkan di ruang yang mudah dilihat.
3. Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan.
4. Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail dan boleh dicapai dalm tempoh 30 saat carian  ( *  menggunakan formula KLP  Cabinet , laci dan poket. )
5. Fail disusun semula di tempat asal selepas digunakan.
6. Sistem pergerakan fail boleh diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang  digunakan (contoh: kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail).
7. Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di dalam kabinet besi bepalang.Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet.
8. Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail terperingkat dipamerkan.
9. Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas.
10. Kawalan   makhluk/haiwan   perosak   dilaksanakan   secara   berjadual.
11. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus bilik fail.

 

EKO SISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

1. EKSA iaitu Ekosistem Kondusif Sektor AWAM iaitu penjenamaan semula Pelaksanaan Amalan 5S kepada EKSA untuk memenuhi keperluan sektor awam.
2. Pelaksanaan EKSA mempunyai matlamat yang sama untuk mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti, secara sistematik dan praktikal.
3. Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja.
4. EKSA berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti berasaskan Standard MS ISO 9000, dalam memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja.
5. EKSA yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej korporat Jabatan/Agensi secara keseluruhan.

 

EKSA- Pengurusan Laci dan Alat tulis

1. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:
2. Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai.
3. Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan.
4. Laci  bawah  diguna  bagi  menempatkan  alatan/barang  peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain. 
5. Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang atau lebih) maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis buku catatan dokumen rasmi