Jumaat, 30 Oktober 2015

EKSA - Pengurusan Dokumen dan Bilik Fail

PENGURUSAN DOKUMEN
1.   Fail-fail aktif/diari/organizer disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.
2.   Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet faildan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan..


 
BILIK FAIL
  1. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.
  2. Pelan susun atur/pelan lantai bilik fail boleh disediakan dan dipamerkan di ruang yang mudah dilihat.
  3. Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan.
  4. Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail dan boleh dicapai dalm tempoh 30 saat carian  ( *  menggunakan formula KLP  Cabinet , laci dan poket. )
  5. Fail disusun semula di tempat asal selepas digunakan.
  6. Sistem pergerakan fail boleh diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang  digunakan (contoh: kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail).
  7. Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di dalam kabinet besi bepalang.Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet.
  8. Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail terperingkat dipamerkan.
  9. Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas.
  10. Kawalan   makhluk/haiwan   perosak   dilaksanakan   secara   berjadual.
  11. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus bilik fail.


 

2 ulasan:

  1. assalamualaikum tuan Jazmi
    terima kasih saya ucapkan di atas sokongan moral
    pihak tuan khususnya dan PPD Maran sewaktu saya di bawah
    sekolah di ppd tuan.
    tuan,di mana saya mahu merujuk kod EKSA Perfailan?boleh saya mohon bantuan tuan?

    BalasPadam
  2. Tiada kod Eksa Perfailan, cuma dalam menguruskan fail perlu mengikut Sistem Fail Arkib dan tertakluk kepada Akta Arkib Negara. Biasanya sekolah atau sesebuah organisasi sudah ditetapkan kod setiap fail yang diwujudkan. Apabila menggunakan EKSA sebagai sistem pengurusan, Fail tersebut perlu disusun ikut kod yang telah ditetaokan, mudah diuruskan dan mempercepatkan proses pencarian. Di sini, kaedah pengurusan fail akan dilihat sama ada memudahkan pengurusan fail dilakukan atau sebaliknya. Bila audit dilakukan misalnya, kiraan masa fail dicari akan dititik beratkan seperti bawah 2 minit atau 5 minit (lagi cepat menunjukkan sistemnya mantap). Disamping itu, kaedah 'tagging', penyusunan A-Z, ikut warna, ikut gambar atau sebagainya juga diberi perhatian agar fail tersusun rapi, kemas, menarik, kondusif dan praktikal. Juga perlu memastikan tatacara penguunaan fail/bilik fail, carta organisasi pengurusan fail, rekod penggunaan, carta alir dan peraturan bilik fail diberi keutamaan. Terima kasih.

    BalasPadam

Terima kasih atas ulasan anda.

Kepimpinan perubahan

Sebagai leader dalam organisasi, kita perlu menerajui kepimpinan,perlu menggerakkan seluruh keupayaan yang ada. Anda beruntung jika Senior...