Logo EKSA PPD Maran

Lawatan Penanda Arasan EKSA ke PPD Rompin, Pahang

Lawatan Penanda Aras ini telah diadakan pada 25 Januari 2016 dihadiri seramai 30 oarang pegawai dan staf sokongan PPD Maran. Lawatan kerja ini bagi bagi berkongsi maklumat EKSA dan melihat sendiri perlaksanaan EKSA di PPD berkenaan yang sudah mendapatkan persijilan EKSA oleh pihak mampu pada 2014 yang lalu. 

     Pendedahan ini amat membina dan memberi sokongan moral kepada para pegawai dan staf. Semoga lawatan ini memberi impak yang besar kepada perlaksanaan EKSA di PPD Maran. Terima kasih kepada PPD Rompin di atas perkongsian ini.

Bergambar bersama Tuan Pegawai Pendidikan Daerah  Maran dan Timbalan PPD Rompin semasa lawatan penanda aras EKSA ke PPD Rompin, Pahang

Sesi Taklimat EKSA

Lawatan ke Zon-zon EKSA

EKSA- Ruang kerja/Bilik Pegawai

1. Lantai ruang kerja/bilik pegawai sentiasa berada dalam keadaan bersih..
2. Meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik 
3. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat. 
4. Tanda nama dan jawatan pegawai diletakkan di ruang kerja/partition pegawai/pintu bilik pegawai mengikut kesesuaian. 
5. Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan masuk/keluar. 
6. Dokumen diurus dengan berkesan. 
7. Kew PA 7 senarai aset lokasi disediakan dan kemaskini. 
8. Sekiranya pegawai dibekalkan kabinet fail, kabinet fail perlu dilabelkan dengan kemas dan teratur. 
9.  Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak digunakan. 
10.  Kerusi sentiasa berada dalam keadaan baik, selesa dan bersih. 
11.  Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang pintu (jika almari tidak disediakan). Jika di ruang kerja sediakan ruang penyangkut yang sesuai.
12. Wayar/kabel elektrik disusun kemas dengan menggunakan black tape/cabel casing conduit. 
13. CPU dan pedestal bergerak (sekiranya ada) ditempatkan secara teratur dan seragam. 
14. Komputer dan pencetak haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan.
15. Komputer ditutup (shut down) selepas habis waktu bekerja.
16. Wallpaper dan screen saver desktop komputer/komputer riba boleh diseragamkan dengan imej korporat Jabatan/Agensi.
17. Pegawai boleh mewujudkan satu (1) sudut mini yang ditetapkan untuk  tapak hiasan
    Menetapkan ruang kasut (jika perlu) bagi meletakkan tidak lebih dari tiga (3)
    pasang kasut
     

 

EKSA - Pengurusan Bilik Stor

BILIK STOR

1. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.
2. Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan boleh diwujudkan dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.
3. Sudut informasi (contoh: tatacara permohonan barang) boleh diwujudkan dan ditempatkan di kawasan yang mudah dilihat.
4. Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas.
5. Stok disusun mengikut tanda/label/abjad yang bersesuaian mengikut tarikh pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan mengikut kaedah “First-In-First-Out” (FIFO). (*Penandan Aras Minima)
6. Semua barang/stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur.
7. Stok termasuk alat tulis, bahan, mesin dan peralatan disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan.
8. Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga mudah alih dan troli berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas.
9. Stok  disimpan  mengikut  keadaan  atau  jenis  barang  dan  tertakluk  kepada prosedur pengurusan stor yang sedang berkuatkuasa (Contoh: bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah dan barang-barang toksik disimpan dengan kemas dan menggunakan peralatan sepatutnya termasuk peralatan sokongan).
10. Kaedah/sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan bagi memudahkan urusan merekod keluar masuk stok. (*Menyediakan Kew PS yang kemaskini).

 

EKSA - Pengurusan Dokumen dan Bilik Fail

PENGURUSAN DOKUMEN
1.   Fail-fail aktif/diari/organizer disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.
2.   Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet faildan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan..

 

BILIK FAIL

1. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.
2. Pelan susun atur/pelan lantai bilik fail boleh disediakan dan dipamerkan di ruang yang mudah dilihat.
3. Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan.
4. Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail dan boleh dicapai dalm tempoh 30 saat carian  ( *  menggunakan formula KLP  Cabinet , laci dan poket. )
5. Fail disusun semula di tempat asal selepas digunakan.
6. Sistem pergerakan fail boleh diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang  digunakan (contoh: kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail).
7. Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di dalam kabinet besi bepalang.Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet.
8. Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail terperingkat dipamerkan.
9. Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas.
10. Kawalan   makhluk/haiwan   perosak   dilaksanakan   secara   berjadual.
11. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus bilik fail.

 

EKO SISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

1. EKSA iaitu Ekosistem Kondusif Sektor AWAM iaitu penjenamaan semula Pelaksanaan Amalan 5S kepada EKSA untuk memenuhi keperluan sektor awam.
2. Pelaksanaan EKSA mempunyai matlamat yang sama untuk mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti, secara sistematik dan praktikal.
3. Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja.
4. EKSA berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti berasaskan Standard MS ISO 9000, dalam memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja.
5. EKSA yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej korporat Jabatan/Agensi secara keseluruhan.

 

EKSA- Pengurusan Laci dan Alat tulis

1. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:
2. Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai.
3. Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan.
4. Laci  bawah  diguna  bagi  menempatkan  alatan/barang  peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain. 
5. Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang atau lebih) maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis buku catatan dokumen rasmi

Audit Susulan MS ISO dan Amalan 5S di PPD Maran

Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Pahang telah berkunjung ke Pejabat Pendidikan Daerah Maran dalam sesi Audit Susulan MS ISO dan Amalan 5S. Kunjungan dan auditan ini adalah bagi tujuan menilai kembali sejauhmana tindak ikut dibuat berdasarkan maklumbalas Audit Dalam ISO dan Pemantauan 5S tempohari.

     Mereka diketuai oleh Ketua Penolong Pengarah SJQ, JPNP Tuan Haji Zaberi bin Abdul Hamid; Pengurus Kualiti Pahang, Tuan Haji Mansor bin Haji Pendek; Penolong Pengarah SJQ, Encik Mohamad Sabri bin Othman  dan dua orang Pembantu Tadbir dari JPN Pahang. Sesi Maklumbalas dilaksanakan melibatkan semua pegawai dan staf sokongan PPD Maran.

     Bagi Audit Susulan ISO, PPD Maran bersyukur kerana pada tahun ini tiada NCR dikenakan. Namun begitu beberapa cadangan penambahbaikan telah dikenalpasti dan dibuat tindakan susulan sama ada bebentuk pencegahan atau penambahbaikan.

     Dalam proses Amalan 5S, PPD Maran juga sudahpun bersedia malah telah melaksanakan amalan ini sejak 2011lagi. Namun begitu, penambahbaikan juga perlu dilaksanakan bagi memantapkan amalan tersebut di kalangan para pegawai dan staf. Memandangkan akan adanya Persijilan 5S oleh pihak MAMPU tidak lama lagi, PPD Maran sedang bersedia memantapkan perlaksanaan amalan 5S dalam memberi perkhidmatan yang cekap, berkesan dan efisyen. JPN Pahang sendiri telah melihat bahawa PPD Maran sudah melepasi tahap untuk menjadikan PPD Maran yang mengamalkan 5S dengan baik malah boleh mencapai kriteria Persijilan 5S.

Tuan Haji Zaberi disambut oleh Tuan Haji Mohd Rodzik, Timbalan PPD Maran.

 

Sesi Taklimat dan Maklumbalas MS ISO dan Amalan 5S

Peluasan Amalan 5S ke semua Pejabat Sekolah-sekolah Daerah Maran

Setelah kejayaan amalan 5S di PPD Maran, maka perluasan amalan ini telah digerakkan ke sekolah-sekolah daerah Maran. Namun begitu, buat permulaannya hanya Pejabat Sekolah yang akan melaksanakannya. Taklimat telahpun diberikan kepada semua Pembantu Tadbir dan Pembantu Am Pejabat untuk melaksanakan amalan 5S.

     Pejabat sekolah amat sesuai dilaksanakan amalan 5S ini adalah kerana ;

1. Merupakan kawasan perhubungan antara sekolah dan pelanggannya. Sebagai 'muka pintu' bagi sekolah, seharusnya pejabat berada dalam keadaan kondusif, efisyen, cekap dan ceria.
2. Melibatkan pusat pengumpulan dokumen seperti fail, rekod, dan surat menyurat.
3. Menjadi pusat dan nadi kepada pengurusan sekolah.
4. Sentiasa dilawati oleh para pegawai, nazir, ibu bapa dan para pelanggan yang berurusan.
5. mempunyai ruang-ruang tertentu yang perlu digunakan secara optimum.

Besarlah harapan PPD Maran untuk melihat semua sekolah di daerah Maran melaksanakan amalan 5S ini bagi penambahbaikan perkhidmatan. Selain keceriaan, banyak fungsi 5S yang membantu kepada kecekapan pengurusan dan perkhidmatan. Maklumat dan data yang disimpan dalam rekod atau fail akan mudah dicari dan diakses apabila diperlukan. Fail yang telah mengikut arkib akan lebih membantu kepada pengurusan fail yang berkesan. Kerja yang kemas dan tersusun akan memberi gambaran kepada kecekapan pengurusan.

     Pengurusan dokumen, maklumat dan data amat penting sebagai eviden atau pembuktian perlaksanaan aktiviti sekolah. Pengetua/Guru Besar, Penolong-penolong Kanan dan staf sekolah perlu memastikan dokumen disimpan dengan baik, mudah dicapai dan dicari serta disusun dengan rapi dan menarik. Kerja yang kemas mampu menghasilkan kualiti pengurusan yang baik malah akan memberi kesan kepada semua.

    

PANDUAN AMALAN 5S SEKTOR AWAM

Klik imej di atas untuk akses Buku Panduan Amalan 5S Sektor Awam

UPQ, PPD Maran

Pengauditan dan Permarkahan Sempena Pertandingan Anugerah Tandas Bersih 1Malaysia Peringkat Parlimen Maran 2013

Pengauditan dan permarkahan sempena Pertandingan Anugerah Tandas Bersih 1Malaysia Peringkat Parlimen Maran 2013 sedang berlangsung di sekolah terpilih daerah Maran. Sekolah yang Berjaya masuk ke peringkat akhir pertandingan tersebut ialah;

1. SK Kuala Sentul
2. SK Chedong Jaya
3. SK Bukit Bota
4. SK Tanjung Perang
5. SMK Maran
6. SMK Cedung Jaya
7. SMK Jengka 6
8. SMK Jengka 16

     Objektif pertandingan ini ialah bagi meningkatkan kualiti pengurusan, keceriaan dan kebersihan tandas. Sebagaimana maklum, pengurusan tandas yang baik dan meniti beratkan kebersihan, mampu memberi persepsi yang baik kepada pemilik premis berkenaan. Ia juga mampu memberi ransangan yang baik kepada semua pengguna tandas agar sentiasa menjaga kebersihan dan keceriaan tandas sama ada di sekolah, rumah ataupun tempat awam. Usaha ini amat baik dan perlu diadakan sekerap mungkin pada masa akan datang.
     Selain sekolah, pertandingan ini juga melibatkan pejabat-pejabat kerajaan di Parlimen Maran, termasuklah Pejabat Pendidikan Daerah Maran. Untuk tujuan berkenaan, tandas PPD Maran yang sudah sedia mengamalkan 5S juga bersaing dengan pejabat-pejabat lain. Beberapa penambahbaikan juga telah diadakan bagi ,meningkatkan kualiti tandas PPDM.

UPQ, PPD Maran

Kursus Pengurusan Pejabat kepada Pembantu Am Pejabat, Sekolah-Sekolah Daerah Maran 2013.

Kursus sehari ini telah diadakan di Pejabat Pelajaran Daerah Maran melibat semua Pembantu AM Pejabat (PAP) Sekolah-sekolah Daerah Maran. Fokus utama kursus ini ialah bagi memberi pendedahan kepada para PAP berkenaan tugas mereka di sekolah.

    

Tugas PAP amat penting dan banyak membantu pengurusan organisasi - Gambar hiasan.

Kursus anjuran Unit Pengurusan Kualiti, PPD Maran ini merupakan satu pertemuan yang baik buat PAP setelah mengambil kira pandangan dan pemerhatian terhadap peranan PAP dalam pembangunan organisasi. Boleh dikatakan, sebahagian besar PAP tidak pernah dipanggil berkursus atau terlibat dalam perkumpulan mereka. Ini menyebabkan rasa rendah diri, terpinggir dan berlaku komitmen yang menurun di kalangan mereka. Oleh yang demikian, satu perubahan perlu dilakukan bagi memantap peranan mereka di sekolah.

     Antara penerangan yang diberikan dalam Kursus Pengurusan Pejabat oleh Pembantu AM Pejabat (PAP) ini ialah;

1. Pengurusan Pejabat berpandukan Pekeliling Bilangan 5, 2007

2. Pengurusan dan penulisan Fail Meja

3. Khidmat Pelanggan

4. Pengurusan Fail dan Rekod

5. Amalan 5S

6. Lawatan Amalan 5S ke meja-meja pegawai staf dan pegawai PPD Maran

7. Penubuhan Jawatankuasa PAP Daerah Maran

 

     Rata-rata PAP berpuas hati perlaksanaan program tersebut di samping mereka dapat mengenali antara satu sama lain dan membentuk kerjasama berpasukan dalam hala tuju dan kebajikan PAP. PPD Maran mengharapkan semangat dan komitmen PAP dapat diteruskan dalam usaha memantapkan organisasi terutama sekolah.

UPQ, PPD Maran

Tahniah, Tempat ke 3 Penilaian 5S Antara PPD Pahang.

UPQ, PPD Maran mengucapkan tahniah kepada warga PPD Maran yang telah berjaya mendapat tempat ke 3 Pertandingan Kualiti Persekitaran 5S PPD, Peringkat Negeri Pahang 2012 baru-baru ini. Walaupun tidak berjaya menjuarai, namun komitmen semua warga PPD Maran dalam menjayakan 5S amat dihargai dan berada ditahap yang tinggi.
     Usaha memantapkan kualiti pengurusan dan persekitaran organisasi akan berterusan dan komitmen ini akan diteruskan pada tahun seterusnya. Tahniah atas usaha yang telah diberi dan pengorbanan masa, tenaga dan kewangan. 5S kini sudah mula diterap dan difahami kehendaknya oleh warga PPD Maran.

Laci 5S terbaik PPDM milik Encik Husry

Laci terbaik

Setiap alatan dilabel dan tersusun

UPQ, PPD Maran

Amalan 5S menjadi budaya warga PPD Maran

Pn Aini sentiasa menitik beratkan kepuasan dan kekemasan

Encik Saiful sentiasa bekerja keras dan banyak membantu menjayakan 5S

Puan Nik Fatimah sentiasa memastikan 5S menjadi amalan dalam kerja seharian

Warga Organisasi PPDM merasakan satu semangat baru dalam melaksanakan amalan 5S di PPDM. Selain membina 'team work', amalan 5S juga menjadi budaya yang wajid diamalkan oleh setiap warga PPDM. Dengan wujudnya kerjasama berpasukan, keceriaan bilik dan tempat kerja, maka produktiviti juga semakin bertambah dan dapat memantapkan mutu organisasi.
     Tugas, amanah dan tanggungjawab yang diberi dilaksanakan dengan baik dan berkesan. Selain itu 5S juga dapat memantapkan perlaksanaan MS ISO di organisasi. Prosedur dan garis panduan menjadi rujukan kepada semua staf dan pegawai. Walaupun terpaksa mengeluarkan duit poket sendiri, namun mereka sentiasa bersemangat untuk memastikan PPD Maran berada dalam keadaan yang terbaik.

UPQ, PPD Maran

Lawatan Audit dan Penilaian 5S oleh JPN Pahang ke PPD Maran

Encik Ramlan sempat melawat Bilik Fail PPD Maran.

Pada Khamis 6 Disember 2012, satu pasukan Audit dari JPN Pahang telah hadir ke PPD Maran untuk membuat audit dan penilaian bagi Kategori Persekitaran Kualiti 5S. Secara keseluruhannya pasukan audit ini berpuas hati dan teruja melihat proses dan perlaksanaan 5S di PPD Maran. Sememangnya kita bersedia untuk penilaian audit 5S kerana telah melaksanakannya sejak awal tahun lagi iaitu sejak menduduki bangunan baru PPD Maran. Kekuatan PPD Maran sendiri ialah semua unit/zon bekerjasama menjayakan amalan 5S. Malah PPD Maran sendiri telah melaksanakan audit dalaman 5S sendiri sebanyak 2 kali.

     Walaupun tiada peruntukan untuk 5S, namun para pegawai dan staf sokongan bekerjasama menghias bilik dan zon masing-masing dengan kewangan yang dikumpul secara bersama. Pengorbanan wang ringgit, masa dan keringat berbaloi apabila zon masing-masing ceria dan menarik. Bukan kemenangan yang menjadi keutamaan tetapi rasa saling berkongsi idea dan usaha untuk memantapkan mutu dan kualiti persekitaran PPD.

3 orang Auditor yang membuat penilaian di PPD Maran.



UPQ, PPD Maran

Sudut 5S di PPD Maran

Sudut 5S PPDM berada di aras 3 bangunan PPD.

 

Sudut 5S di Zon Teratai.

UPQ, PPD Maran

Kreativiti dalam 5S

Inovasi dan kreativiti merupakan satu penambahbaikan dalam proses kerja. Dalam pengamalan 5S di PPD Maran, kreativiti menjadi satu persaingan antara Zon, Pegawai dan staf sokongan.
     Penyediaan laci terbaik telah mewujudkan persaingan antara pegawai dan staf. Pelbagai bentuk persembahan laci menunjukkan kreativiti yang menarik dan ceria. Label lampu juga menunjukkan perbezaan antara zon. Ini berdasarkan kreativiti masing-masing dalam mewujudkan sesuatu yang menarik dan ceria.
     Ada juga pegawai yang telah menunjukkan kreativiti yang tinggi seperti menggunakan kotak terpakai sebagai kotak fail yang menarik. Idea dan kreatif dapat membantu menceria dan meningkatkan kualiti kerja. Tahniah kepada semua warga PPD Maran yang telah bersungguh-sungguh membudayakan 5S.

Rak yang menarik dan tersusun.

Hasil kreativiti Ustaz Satar, Penyelia Pendidikan Islam PPDM.

UPQ, PPD Maran

Pertandingan Persekitaran Berkualiti 5S Antara PPD Pahang

Semua PPD mula dikejutkan dengan pertandingan 5S yang dianjurkan oleh JPN Pahang. Ramai staf dan pegawai mula tercari-cari aakah itu 5S dan bagaimana dikatakan amalan 5S. Ada yang mula membuat lawatan penanda aras ke PPD lain dan JPNP. Kadangkala, sesuatu yang mengejutkan akan membangkitkan rasa dan semangat berkobar-kobar ahli organisasi.
    PPD Maran sendiri tidak ketinggalan apabila arahan yang diberi diterima dengan semangat yang membara. Untungnya, PPD maran telah amalkan 5S sejak awal tahun lagi iaitu sejak berpindah ke bangunan baru PPD. Amalan SISIH telah mula dipraktikkan sewaktu berpindah dari bangunan lama PPD lagi. 5S juga telah diamalkan oleh semua unit/zon di PPD Maran.
     Untuk penambahbaikan, maka pertandingan 5S ini menjadi satu lonjakan kepada amalan 5S di PPDM. Zon-zon yang dulu ketinggalan kini bangkit melaksanakan 5S dan menceriakan zon masing-masing. Kini semua pegawai dan staf bekerjasama mempertingkatkan 5S di meja, zon dan pejabat. Persaingan sihat antara mereka dapat dilihat malah keceriaan PPD Maran sendiri mula diperkatakan oleh tetamu PPD yang hadir. Hampir semua pegawai dan staf kini mempunyai laci meja yang menarik, tersusun dan mengamalkan 5S. Meja, rak, almari dan kabinet telah dilabel dengan kemas.
     Tahniah kepada semua warga PPD Maran yang telah bersungguh-sungguh dan berjaya dalam pengamalan 5S. Diharapkan ianya menjadi budaya kepada semua warga PPD Maran.

Zon Teratai/ Akademik semakin ceria. Pegawai-pegawainya juga saling bekerjasama.

Puan Aini dan Puan Aida menyiapkan penanda laluan kecemasan di Zon Bunga Matahari

UPQ, PPD Maran