Selasa, 23 Oktober 2012

Klasifikasi Fail Sekolah-sekolah Pahang

Buku Modul Sistem Fail Sekolah-sekolah Pahang
Modul Sistem Fail atau Klasifikasi Fail Sekolah-sekolah Pahang telah disemak dan diperakukan oleh Jawatankuasa Pengharmonian Klasifikasi Fail Arkib Negara Malaysia. Klasifikasi fail ini boleh diguna pakai dan dilaksanakan di semua sekolah di negeri Pahang.
    Bagi memastikan fail/rekod dapat diurus secara berkesan, pihak sekolah diharapkan dapat menyediakan;
  1. Manual Klasifikasi Fail
  2. Jadual Pelupusan Rekod (JPR)
    Sekolah-sekolah di Pahang dikehendaki melaksanakan Prosedur Sistem Fail berkuatkuasa 1 Disember 2012. Sila rujuk arahan JPNP di JPNP.SKPP.01.100-6/1/(43). Sila hubungi PPD untuk lebih makluman. Satu Taklimat akan disampaikan kepada semua Ketua Pembantu Tadbir dan Pembantu Tadbir di seluruh daerah di Negeri Pahang. Bagi Daerah Maran, Taklimat Klasifikasi Fail ini akan diadakan pada 2 November 2012 di Bilik seminar, PPD Maran.

PPD Maran mengamalkan Sistem Fail Berpusat

Bilik Fail PPD Maran yang berada di Unit Pentadbiran
Kabinet Fail juga dikemaskini.


 
Pejabat Pelajaran Daerah Maran kini telah menggunakan Bilik Fail Berpusat bagi menyokong sistem pengurusan fail yang berkualiti. Semua fail rasmi setiap unit telah di tempatkan di bilik berkenaan. Jika sebelum ini fail-fail berada di Unit atau pegawai, namun perubahan dibuat bagi memastkan pengurusan fail dapat dikemas kini, disemak dan dipantau penggunaan dan keselamatannya.
      PPD Maran selangkah ke hadapan apabila menjadi PPD yang mempunyai bilik fail berpusat terawal di Pahang. Langkah proaktif ini diharapkan dapat membantu pengurusan rekod dan fail PPD di samping meningkatkan kecekapan pengurusan.

Isnin, 22 Oktober 2012

Buku Yang Patut Dibaca : 21 Kunci Pemimpin Efektif

Buku yang patu dibaca oleh Pengetua, Guru Besar, Pegawai PPD, GPK dan semua .
Memaparkan teknik kepimpinan yang perlu dicontohi dan ikuti oleh kepimpinan organisasi dan sekolah. Amat baik untuk mengenalpasti kunci-kunci kepimpinan yang efektif dan proaktif. Buku ini ditulis oleh John C. Maxwell , mengupas aspek kepimpinan yang matang dan prektikal. Dalam membangunan sekolah, ianya amat baik untuk dijadikan panduan.
 

Khamis, 18 Oktober 2012

Pengenalan Standard Kualiti Pendidikan Malaysia (SKPM) 2010


Sejarah SKPM
  • JNJK memperkenalkan Sistem Pemastian Peningkatan Standard Tinggi Kualiti Pendidikan (STKP) pada 2001.
  • Berdasarkan maklumbalas, SKPM telah dipermudahkan untuk menggantikan STKP pada 2003.
  • Pada tahun 2009/2010, SKPM disemak semula sejajar dengan Hala Tuju JNJK 2010-2015 dan pengenalan NKRA berkaitan pendidikan - Tawaran Baru.
Tujuan SKPM 2010
  • Menetapkan satu nilai tara atau sukatan aras atau tahap kecemerlanagan yang dikehendaki atau yang sepatutnya dicapai oleh sekolah.
  • Memerihalkan secara eksplisit maksud frasa "taraf (atau standard) pengajaran yang memuaskan" seperti termaktub dalam Akta Pendidikan 1996 - Sub Seksyen 117 (a)
  • SKPM juga dapat meluaskan jangkauan tindakan JNJK dengan mengupayakan sekolah untuk mengaplikasikan sendiri sisitem pemastian standard kualiti tanpa kehadiran Nazir Sekolah.
  • Satu inisiatif bagi meningkatkan tahap profesionalisme warga pendidik di sekolah.
  • Mencetus kesedaran/gerakan memelihara kualiti pendidikan di sekolah melalui:
    • Memperkasakan sekolah selaras dengan perubahan/perkembangan/cabaran semasa seperti globalisasi/ dunia tanpa sempadan (borderless world).
    • Memenuhi dasar negara seperti Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (PPPM) 2013-2025, Wawasan 2020, Program Transformasi Kerajaan (GTP) misalnya NKRA, NKEA dan pembangunan modal insan.
Kepentingan SKPM 2010
  • JNJK/ Bahagian KPM - Sebagai panduan untuk mengukur standard kualiti sekolah semasa melaksanakan penaziran/pemantauan/penyeliaan.
  • Pihak sekolah - sebagai panduan pemastian kualiti pendidikan melalui:
    • Penarafan Kendiri Sekolah (PKS-SKPM)
      • mengukur standard di sekolah
      • mengenalpasti kekuatan, kelemahan dan isu
    • Penyediaan Program Pembangunan Prestasi Sekolah (SIP)
Harapan daripada Penggunaan SKPM
  • Budaya mementingkan kualiti dalam pengurusan pendidikan di sekolah diperkukuhkan.
  • Sekolah yakin bahawa pemastian kualiti boleh diuruskan sendiri oleh pihak sekolah.
  • SKPM diterima oleh sekolah sebagai gagasan profesional lebih daripada gagasan pentadbiran.
Perkongsian :  SKPM 2010

Selasa, 16 Oktober 2012

Sistem Ranking Sekolah mengikut SKPM 2010 sepenuhnya pada tahun hadapan (2013)





UPQ, PPD Maran

Pegawai dan Staf terbaik PPDM Bulan September 2012

Tahniah dan syabas kepada pegawai dan staf sokongan yang terpilih bagi bulan September 2012 untuk dinobat sebagai Pegawai dan Staf Terbaik PPDM. Program bulanan ini merupakan satu pengiktirafan pihak pengurusan PPD Maran kepada pegawai dan stafnya yang komited dan dedikasi. Sebagai langkah memotivasi dan meningkatkan kualiti dan produktiviti pegawai dan sataf, maka satu kaedah pemilihan dan pencalonan dibuat oleh semua warga PPD Maran bagi menjayakan program ini. Semoga usaha murni ini memberikan kebaikan buat semua.

En Razali bin Yusof merupakan Penolong Pegawai Pelajaran Daerah DG41 di Unit Pengurusan Aset.
 

En Saiful Rizal bin M. Lazim merupakan Pembantu Am Rendah (N1) di PPD Maran. Memulakan perkhidmatannya di PPD Maran pada 1.1.2010.


Sampul Kecil (Fail Sementara)

Gambar 1 : Sampul Kecil (AM 435A - Pin. 1/82)

Contoh Sampul Kecil

  • Apabila surat yang diterima memerlukan tindakan dan perlu dimasukkan dalam fail dan fail asal tidak dapat dikesan, sampul kecil hendaklah digunakan sebagai langkah sementara.
  • Apabila fail utama dijumpai, maka sampul kecil dan kandungannya hendaklah dimasukkan ke dalam fail itu.
  • Sampul kecil juga boleh digunakan apabila surat perlu diambil tindakan oleh lebih daripada dua orang pegawai pada masa yang sama.
  • Surat perlu dibuat salinan dan satu surat dimasukkan dalam fail utama dan yang lain-lain dimasukkan dalam sampul-sampul kecil.
  • sekiranya fail utama tidak dapat dikesan di dalam satu jangka masa yang tertentu, satu fail baru hendaklah dibuka dan sampul kecil perlu dimasuki dalam fail baru itu.
  • Ada ketika, fail baru telah dibuka dan fail lama dijumpai, di dalam keadaan ini, fail lama boleh ditutup dan fail baru dijadikan sebagai jilid 2.
  • Sampul kecil/fail sementara mengandungi satu tajuk sahaja. dan fail ini tidak aktif.

Isnin, 15 Oktober 2012

Fail Meja


Contoh Fail Meja
Fail meja merupakan satu rujukan penting setiap pegawai atau staf sokongan perkhidmatan awam. Ianya merujuk kepada bidang tugas, pekerjaan dan tangungjawab seseorang pegawai dan penjawat awam. Di Kementerian Pelajaran Malaysia, Fail meja merupakan satu rujukan perkhidmatan para pegawai pelajaran, staf sokongan, Pengetua, Guru Besar, dan Guru Penolong Kanan.
        Bagi guru-guru pula,  sumber rujukan bidang tugasnya ialah Buku Rancangan Mengajar masing-masing. KPM telah menetapkan format fail meja seperti kandungan di bawah;

KANDUNGAN   FAIL MEJA                                                

1.     Visi, Misi dan Objektif Bahagian/Jabatan/Pejabat/Sekolah
      2.     Carta Organisasi Bahagian/Jabatan/Pejabat/Sekolah

3.     Objektif Sektor/Unit
      4.     Carta Organisasi Sektor/Unit (Kedudukan Pegawai)

      5.     Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai Lain

      6.     Peraturan-peraturan Pentadbiran

      7.      Proses Kerja

8.      Carta Aliran Kerja
9.      Senarai Semak / Checklist
10.    Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai
11.    Undang-Undang dan Peraturan (Pekeliling)
12.    Jawatankuasa Yang Dianggotai (Yang berkaitan dengan tugas sahaja)
13.    Norma Kerja (Boleh diukur-KPI/masa/peratus/bilangan)
14.   Format Senarai Tugas Harian (bertulis)

(Sila dapatkan format penuh Fail Meja KPM dari halaman muat turun atau hubungi terus Unit Pengurusan PPDM)
 

PK15 - Pengurusan Mesyuarat

OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk menentukan  proses pengendalian mesyuarat yang teratur mengikut agenda yang ditetapkan dengan mematuhi PKPA 2/1991 – Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan

DEFINISI
Pengerusi Mesyuarat    :      Pegawai yang dipertanggungjawabkan bagi mengendalikan mesyuarat.

Urus setia Mesyuarat     :     Sekumpulan kakitangan yang mengurus hal ehwal mesyuarat, mencatat
                                             dan mengedarkan minit mesyuarat serta maklum balas mesyuarat.

Ahli Mesyuarat               :     Sekumpulan kakitangan organisasi yang mengikut mesyuarat.

PKPA                             :     Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam

TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
RUJUKAN
 
 
 
Pengerusi/ Setiausaha Mesyuarat
 
Urus setia
 
 
Pengerusi/ Setiausaha Mesyuarat
 
 
 A.   SEBELUM MESYUARAT

1.     Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat.
2.     Membuat tempahan bilik mesyuarat
 
3.     Menentukan kertas kerja yang disediakan untuk perbincangan (sekiranya ada).
 
 
 
 
PKPA 2/1991
 
 
Rekod Tempahan Bilik Mesyuarat
 
 
 
 
 
 

PK13 - Pengurusan Rekod

OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan prosedur pengurusan rekod dipatuhi  yang merupakan bukti pematuhan kepada standard dan keberkesanan operasi Sistem Pengurusan Kualiti.

DEFINISI
1. Rekod
-    Rekod bermaksud rekod awam yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam dan penjawat awam atau pekerja pejabat awam dalam menjalankan tugas rasminya. Rekod ini merangkumi segala jenis surat, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, mikrofis, filem sinematografi, rakaman bunyi, tanpa mengira bentuk atau media termasuk rekod elektronik.


TANGGUNG JAWAB
TINDAKAN
RUJUKAN
 
Pegawai Rekod BPSH/ JPN/ PPW/ PPD
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1.      1.   Menyelenggara rekod-rekod sebagai bukti  pematuhan standard melalui kaedah berikut :
 
       a. Mendaftar dan memberikan nombor            rujukan untuk setiap rekod.
 
       b. Menyimpan rekod-rekod
           mengikut fail yang selaras dengan  
           Akta Arkib Negara 2003
 
       c. Menyediakan kaedah yang sesuai                 bagi mengesan pergerakan rekod 
      
       d. Mengenal pasti dan menyenaraikan 
           rekod-rekod yang perlu dilupuskan.
e. Melaksanakan pelupusan Rekod      
    mengikut Peraturan Pelupusan
     Rekod Awam, Akta Arkib Negara
     2003.
 Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi ambil tindakan pembetulan merujuk PK12 Kawalan Ke Atas Ketidakakuran Produk/ Perkhidmatan
 
 
 
 
 
 
 
Senarai Pendaftaran Rekod
 
Sistem Penyimpanan Rekod
 
Sistem  Pergerakan Rekod
 
 

Senarai Pelupusan
Rekod Pelupusan

TANGGUNG JAWAB
TINDAKAN
RUJUKAN
 
 
 

PK03 Pengurusan Pemantauan

Berikut adalah prosuder bagi PK03 Pengurusan Pemantauan yang perlu diikuti oleh semua pegawai dalam melakukan pemantauan ke sekolah atau program.

OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memastikan proses pemantauan dilaksanakan secara terancang dan berkesan bagi mengukur pencapaian objektif program dan aktiviti seperti berikut:
a)          Melaksanakan pemantauan sekurang-kurangnya 1 kali setahun bagi lokasi yang telah ditetapkan.
b)      Menerima maklum balas pemantauan dari lokasi dalam tempoh 14 hari bekerja.

DEFINISI
1.    Pemantauan         
Memerhati, memeriksa dan mencerap perkembangan atau kemajuan sesuatu perkara, perkembangan sesuatu projek dan fenomena secara kerap serta teliti yang bertujuan untuk mengawal, mencegah, memperbaiki, mengawasi, membuat pembetulan dan penambahbaikan.

2.    Pemantau      
Pegawai yang melaksanakan pemantauan secara individu atau berpasukan.

3.    Instrumen Pemantauan       
Alat ukur yang digunakan untuk memantau pelaksanaan program yang disediakan oleh BPSH, JPN, PPW dan PPD.

4.    Pemantauan Susulan
Pemantauan yang dilaksanakan dengan tujuan membuat verifikasi ke atas maklum balas yang diterima seperti:
a.    Pemantauan semula ke lokasi.
b.    Penghantaran bukti penambahbaikan oleh lokasi.
c.    Penurunan kuasa memantau kepada pegawai yang lain. 

5.    Kriteria
Asas pemilihan lokasi yang dipantau.

6.    Spesifikasi
Bidang yang dipantau.

7.    Prestasi Perkhidmatan
Piawai yang perlu dicapai oleh lokasi.

TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
RUJUKAN
 
Pengarah/
TPPPW/ PPD (BPSH/ JPN/ PPW/ PPD)
 
KPP/ KU (BPSH)
KS/ KPP/ PP (JPN)
TPPPW/ PPPW/ PPD/ TPPD/ (PPW/ PPD)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Pemantau
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  1.    Mengeluar arahan melaksanakan pemantauan.
 
2.    Menentukan kriteria pemilihan lokasi/ program dan aktiviti.
3.    Menentukan spesifikasi dan prestasi perkhidmatan/ kerja bagi lokasi yang dipantau.
4.    Menyediakan takwim pemantauan.
 
 
 
5.    Menyedia dan menentukan instrumen berdasarkan objektif pemantauan.
 
 6.    Menerima arahan tugas rasmi di luar pejabat sebelum pemantauan dilaksanakan.
 
7.    Melaksanakan pemantauan menggunakan instrumen yang telah disediakan.
 8.    Menyedia dan menyerahkan dapatan pemantauan kepada lokasi/ program dan aktiviti pada hari pemantauan.
 
9.    Mendapatkan maklum balas dari lokasi /program dan aktiviti dalam tempoh 14 hari bekerja bagi :
               i.  teguran atau dapatan pemantauan yang tidak memenuhi spesifikasi dan prestasi perkhidmatan/ kerja yang ditetapkan; ATAU
              ii.  cadangan penambahbaikan bagi lokasi/ program dan aktiviti yang mencapai spesifikasi dan prestasi perkhidmatan/ kerja yang telah ditetapkan.
10.    Melaksanakan pemantauan susulan untuk membuat verifikasi  yang tidak mencapai spesifikasi dan prestasi perkhidmatan/ kerja yang ditetapkan.
 11.    Menyediakan laporan penuh pemantauan untuk diserahkan kepada Ketua Jabatan dalam tempoh 3 minggu selepas sesi pemantauan.
12.    Membentangkan laporan pemantauan dalam mesyuarat pengurusan.
 
Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi ambil tindakan pembetulan merujuk PK12  Kawalan Ke Atas Ketidakakuran Produk/ Perkhidmatan
 
Surat/Memo/Minit Mesyuarat/ e-mel
 
 
Senarai lokasi/ kriteria
 
 
Senarai spesifikasi  dan prestasi yang ditetapkan
 
Memo/minit mesyuarat /Perancangan atau Takwim
 
 
Instrumen Pemantauan
 
 
 
Arahan Tugas Rasmi di Luar Pejabat
 
 
 
Instrumen Pemantauan
 
 
 
Dapatan pemantauan.
 
 
 
 
PK03 - 1  Borang Maklum Balas dan Cadangan Penambahbaikan Pemantauan 
 
 
 
 
 
 
 
 
Laporan tindakan susulan
 
 
 
 
Laporan Penuh
 
 
 
 
Minit mesyuarat
 

Sila hubungi Juru Audit PPD/ Pengurus Kualiti PPD masing-masing untuk maklumat lanjut.

Kepimpinan perubahan

Sebagai leader dalam organisasi, kita perlu menerajui kepimpinan,perlu menggerakkan seluruh keupayaan yang ada. Anda beruntung jika Senior...