PK15 - Pengurusan Mesyuarat

OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk menentukan  proses pengendalian mesyuarat yang teratur mengikut agenda yang ditetapkan dengan mematuhi PKPA 2/1991 – Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan

DEFINISI

Pengerusi Mesyuarat    :      Pegawai yang dipertanggungjawabkan bagi mengendalikan mesyuarat.

Urus setia Mesyuarat     :     Sekumpulan kakitangan yang mengurus hal ehwal mesyuarat, mencatat
                                             dan mengedarkan minit mesyuarat serta maklum balas mesyuarat.

Ahli Mesyuarat               :     Sekumpulan kakitangan organisasi yang mengikut mesyuarat.

PKPA                             :     Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam

TANGGUNGJAWAB	TINDAKAN	RUJUKAN
Pengerusi/ Setiausaha Mesyuarat   Urus setia     Pengerusi/ Setiausaha Mesyuarat	A.   SEBELUM MESYUARAT 1.     Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat. 2.     Membuat tempahan bilik mesyuarat   3.     Menentukan kertas kerja yang disediakan untuk perbincangan (sekiranya ada).	PKPA 2/1991     Rekod Tempahan Bilik Mesyuarat

TANGGUNGJAWAB	TINDAKAN	RUJUKAN
Setiausaha Mesyuarat               Pengerusi/ Setiausaha Mesyuarat             Urus setia	4.    Menghantar surat jemputan mesyuarat yang mengandungi maklumat berikut: a.    Nama jawatankuasa b.    Tarikh dan tempat mesyuarat c.    Masa mula dan masa dijangka tamat d.    Agenda mesyuarat e.    Nama pengerusi f.     Jenis pakaian   5.    Agenda mesyuarat hendaklah disusun di       dalam bentuk seperti berikut: a.    Perutusan Pengerusi b.    Pengesahan minit mesyuarat yang lalu c.    Perkara-perkara berbangkit d.    Pembentangan kertas-kertas kerja e.    Hal-hal lain f.     Penutup   6.    Memastikan kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat berfungsi dengan baik.  7.     Menentukan kehadiran.	Surat Panggilan Mesyuarat               Fail Mesyuarat                                                         Senarai Kehadiran
Setiausaha Mesyuarat	A.   SEMASA MESYUARAT   1.     Menyediakan catatan minit mesyuarat seperti berikut: a.   Senarai kehadiran mesyuarat b.   Perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat c.   Keputusan-keputusan yang dibuat d.   Tindakan-tindakan susulan yang perlu  diambil oleh BPSH/ JPN/ PPW/ PPD	Catatan Minit Mesyuarat
Setiausaha Mesyuarat	B.   TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT   1.     Menyedia minit mesyuarat. 2.     Mengedar minit mesyuarat dan borang maklum balas dalam tempoh 1 minggu kepada semua ahli mesyuarat.   3.     Mengumpul dan menyatukan maklum balas dalam tempoh 2 minggu.   Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi ambil tindakan pembetulan merujuk PK 12 – Kawalan Ke Atas Ketidakakuran Produk/ Perkhidmatan	Minit Mesyuarat     PK15 – 1 Maklum Balas Minit Mesyuarat