Prinsip Sistem Fail

( a ) Tidak banyak menggunakan ruang , fail berkulit nipis lebih baik daripada kulit  .                 
( b )  Mudah disediakan dan disimpan .
( c )  Murah dan mudah didapati .
( d )  Cara yang mudah diperluas dan dipakai berterusan .
( e )  Rekod mudah dicari apabila diperlukan ( tanpa buang masa yang banyak ) .
( f )  Rujukan Tambahan ( maklumat berkaitan dimasukkan  ke dalam fail berkaitan).
( g ) Beri tanda ( art guides ) bila dikeluarkan 



● PENDAFTARAN :  Satu cara merekod fail – fail yang telah dibuka dengan sistematik .

● JENIS PENDAFTARAN FAIL :

     a )   SISTEM DOKET :
   ~ Satu sistem yang dapat menunjukkan pergerakan fail yang mudah dikesan .
   ~ Sistem ini memerlukan satu Pendaftaran Berpusat ( central registry ) , dengan menggunakan BORANG AM 89A setiap pergerakan fail hendaklah melalui Pusat Pendaftaran untuk didaftarkan pergerakannya dengan menggunakan BORANG AM 89 .
   ~ Setiap fail hendaklah dicatat pergerakannya .
   ~ Borang Am 89 ( Doket Faharasat Bilangan – Pergerakan ) dan Borang Am 89A ( Doket Faharasat Abjad – Pendaftaran ) boleh dibeli daripada Percetakan Nasional atau di kedai buku .

Pengedaran fail yang mempunyai pengkelasan keselamatan , hendaklah dibuat terus daripada pegawai menjaga fail kepada pegawai yang bertanggungjawab .
           Sekiranya melalui PAR , fail – fail itu hendak
           lah dimasukkan ke dalam sampul surat dan
           dilakri ( seal ) sebelum diedarkan .
~ Fail Simpanan Dalam Perhatian ( SDP ) – KIV sediakan buku SDP  Rekod   dan masukkan :  
           ● Maklumat – maklumat nombor fail .
           ● Tarikh dikeluarkan
           ● Tarikh dikembalikan 

Apabila sesuah fail perlu diedarkan , fail itu hendaklah direkodkan dalam doket borang Am 89.
●    Tuliskan di muka fail kepada siapa fail itu diedarkan dan pegawai tersebut membuat catatan selanjutnya hingga selesai dan dikembalikan kepada pegawai penjaga fail .
●    Butir pengedaran , nama pegawai , tarikh dikeluarkan dan tarikh dikembalikan dicatat .
●    Fail boleh hilang dalam masa diedarkan .
●    Satu sistem hendaklah ditentukan sama ada fail dihantar semula ke pegawai fail sebelum diedarkan ke pegawai lain atau menyediakan borang perjalanan fail.
     ( b )  Sistem Kad
     ( c )  Sistem buku
     ( d )  Sistem Komputer ( Organisasi besar )

 ● Di peringkat sekolah , baik menggunakan sistem kad dan sistem buku .
 ● Sistem kad digunakan di kebanyakan sekolah .
      ~ Hanya perlu menggunakan 3 item dan perlu dicatatkan dalam kad :
                  i.  Nombor rujukan
                 ii.  Tajuk
                iii.  Tarikh dibuka

PERGERAKAN FAIL
●  Fail – fail boleh hilang dalam masa diedarkan .
 ●  Perlu ada kaedah pengawalan .
         ~ FAIL KELUAR MASUK MELALUI PUSAT / KERANI PENDAFTARAN .
          ~ PENGHANTARAN FAIL ANTARA PEGAWAI PERLU ADA SLIP TRANSAKSI .
          ~ PERLU ADA SISTEM DALAM PERHATIAN