PK13 - Pengurusan Rekod

OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan prosedur pengurusan rekod dipatuhi  yang merupakan bukti pematuhan kepada standard dan keberkesanan operasi Sistem Pengurusan Kualiti.

DEFINISI

1. Rekod
-    Rekod bermaksud rekod awam yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam dan penjawat awam atau pekerja pejabat awam dalam menjalankan tugas rasminya. Rekod ini merangkumi segala jenis surat, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, mikrofis, filem sinematografi, rakaman bunyi, tanpa mengira bentuk atau media termasuk rekod elektronik.

TANGGUNG JAWAB	TINDAKAN	RUJUKAN
Pegawai Rekod BPSH/ JPN/ PPW/ PPD	1.      1.   Menyelenggara rekod-rekod sebagai bukti  pematuhan standard melalui kaedah berikut :          a. Mendaftar dan memberikan nombor            rujukan untuk setiap rekod.          b. Menyimpan rekod-rekod            mengikut fail yang selaras dengan              Akta Arkib Negara 2003          c. Menyediakan kaedah yang sesuai                 bagi mengesan pergerakan rekod                d. Mengenal pasti dan menyenaraikan             rekod-rekod yang perlu dilupuskan. e. Melaksanakan pelupusan Rekod           mengikut Peraturan Pelupusan      Rekod Awam, Akta Arkib Negara      2003.  Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi ambil tindakan pembetulan merujuk PK12 Kawalan Ke Atas Ketidakakuran Produk/ Perkhidmatan	Senarai Pendaftaran Rekod   Sistem Penyimpanan Rekod   Sistem  Pergerakan Rekod     Senarai Pelupusan Rekod Pelupusan
TANGGUNG JAWAB	TINDAKAN	RUJUKAN