Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan Minit Mesyuarat (Arahan Pentadbiran KP MAMPU Bil 6 Tahun 2014)

Ap 6 tahun 2014 pdf (format mesyuarat) from jasmi jaafar

Panduan Penulisan surat Rasmi, Memo dan emel (Arahan Pentadbiran KP MAMPU Bil 5 Tahun 2014)

Ap 5 tahun 2014 pdf(penulisan surat rasmi) from jasmi jaafar

Format Surat Rasmi. Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2013 (PENYERAGAMAN FORMAT KEPALA SURAT BAGI KEMENTERIAN/JABATAN/AGENSI PERSEKUTUAN)

Format surat rasmi from jasmi jaafar

Panduan Pengurusan Fail

sekitar audit dalam di PPD Maran

Audit Dalam MS ISO 9001:2008 di Pejabat Pendidikan Daerah Maran

Mesyuarat pembukaan audit

Tuan PPD, Tuan Haji Jalani bergambar dengan barisan auditor MS ISO

Audit Dalam MS  ISO merupakan rutin bagi organisasi setiap tahun. Ianya bertujuan bagi membantu meningkatkan kecekapan pengurusan organisasi di samping mencari peluang penambahbahbaikan.

    Audit ini berlangsung selama 3 hari iaitu bermula 10 hingga 12 haribulan Ogos 2015 dan dihadiri oleh juruaudit yang mewakili bagi pihak BPSH, Kementerian Pendidikan Malaysia. Kita mengharapkan auditan yang berlaku dapat meningkatkan kualiti kerja pegawai dan staf ppd di samping membantu meningkatkan mutu perkhidmatan organisasi terutama kepada pelanggan. 

     PPD Maran mengucapkan ribuan terima kasih kepada auditor terlibat.

Taklimat Penyelarasan Audit MS ISO 9001:2008 Pahang, 2015

3 JUN 2015 - Taklimat penyelarasan audit MS ISO 9001:2008 Negeri Pahang 2015 telah diadakan di PPD Jerantut. Taklimat dihadiri oleh semua Timbalan PPD merangkap Pengurus Kualiti dan juga Ketua Juruaudit PPD seluruh Pahang.
     Tujuan taklimat berkenaan bagi menyelaras jadual khidmat bantu audit di semua daerah srbelum Audit Dalam BPSH, KPM bermula Ogos nanti. Selain itu, taklimat berkenaan PK19 Pengurusan Sumber Luar turut diadakan bagi memberi pendedahan berkenaan prosedur kualiti tersebut. Taklimat telah disampaikan oleh Tuan Haji Rahmin dari PPD Kuantan, yang mana PPD berkenaan menjadi rintis PK19 bagi negeri Pahang pada tahun ini.

Kursus Juruaudit MS ISO 9001:2008 JPN Pahang 2015

Kursus selama tiga hari di PPD Temerloh bagi pemantapan pengurusan Juru Audit bermula 15 hingga 17 April 2015. Seramai 50 orang peserta terlibat.
     Kursus ini bagi memantap dan mendedahkan para juruaudit dalam MSISo dalam pengauditan MS ISO 9001:2008.

Mesyuarat Post Mortem Audit Dalam MS ISO 9001:2008 BPSH, JPN, PPW dan PPD Tahun 2013

Mesyuarat ini bertujuan bagi membentangkan Laporan Audit Dalam tahun 2013, maklumbalas Perlaksanaan Audit Dalam, isu dan cadangan perlaksanaan Audit Dalam. Mesyuarat telah dipengerusikan oleh Timbalan Pengarah (Dasar) Bahagian Pengurusan Sekolah Harian pada 29 Oktober 2013 di BPSH, KPM.

Pasukan Ketua Juruaudit Audit Dalam MS ISO 9001:2008 BPSH, KPM (Zon 1)

Pasukan Ketua Juruaudit Audit Dalam MS ISO 9001:2008 negeri Pahang.

Unit Pengurusan Kualiti, PPD Maran

Audit Susulan MS ISO dan Amalan 5S di PPD Maran

Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Pahang telah berkunjung ke Pejabat Pendidikan Daerah Maran dalam sesi Audit Susulan MS ISO dan Amalan 5S. Kunjungan dan auditan ini adalah bagi tujuan menilai kembali sejauhmana tindak ikut dibuat berdasarkan maklumbalas Audit Dalam ISO dan Pemantauan 5S tempohari.

     Mereka diketuai oleh Ketua Penolong Pengarah SJQ, JPNP Tuan Haji Zaberi bin Abdul Hamid; Pengurus Kualiti Pahang, Tuan Haji Mansor bin Haji Pendek; Penolong Pengarah SJQ, Encik Mohamad Sabri bin Othman  dan dua orang Pembantu Tadbir dari JPN Pahang. Sesi Maklumbalas dilaksanakan melibatkan semua pegawai dan staf sokongan PPD Maran.

     Bagi Audit Susulan ISO, PPD Maran bersyukur kerana pada tahun ini tiada NCR dikenakan. Namun begitu beberapa cadangan penambahbaikan telah dikenalpasti dan dibuat tindakan susulan sama ada bebentuk pencegahan atau penambahbaikan.

     Dalam proses Amalan 5S, PPD Maran juga sudahpun bersedia malah telah melaksanakan amalan ini sejak 2011lagi. Namun begitu, penambahbaikan juga perlu dilaksanakan bagi memantapkan amalan tersebut di kalangan para pegawai dan staf. Memandangkan akan adanya Persijilan 5S oleh pihak MAMPU tidak lama lagi, PPD Maran sedang bersedia memantapkan perlaksanaan amalan 5S dalam memberi perkhidmatan yang cekap, berkesan dan efisyen. JPN Pahang sendiri telah melihat bahawa PPD Maran sudah melepasi tahap untuk menjadikan PPD Maran yang mengamalkan 5S dengan baik malah boleh mencapai kriteria Persijilan 5S.

Tuan Haji Zaberi disambut oleh Tuan Haji Mohd Rodzik, Timbalan PPD Maran.

 

Sesi Taklimat dan Maklumbalas MS ISO dan Amalan 5S

Peluasan Amalan 5S ke semua Pejabat Sekolah-sekolah Daerah Maran

Setelah kejayaan amalan 5S di PPD Maran, maka perluasan amalan ini telah digerakkan ke sekolah-sekolah daerah Maran. Namun begitu, buat permulaannya hanya Pejabat Sekolah yang akan melaksanakannya. Taklimat telahpun diberikan kepada semua Pembantu Tadbir dan Pembantu Am Pejabat untuk melaksanakan amalan 5S.

     Pejabat sekolah amat sesuai dilaksanakan amalan 5S ini adalah kerana ;

1. Merupakan kawasan perhubungan antara sekolah dan pelanggannya. Sebagai 'muka pintu' bagi sekolah, seharusnya pejabat berada dalam keadaan kondusif, efisyen, cekap dan ceria.
2. Melibatkan pusat pengumpulan dokumen seperti fail, rekod, dan surat menyurat.
3. Menjadi pusat dan nadi kepada pengurusan sekolah.
4. Sentiasa dilawati oleh para pegawai, nazir, ibu bapa dan para pelanggan yang berurusan.
5. mempunyai ruang-ruang tertentu yang perlu digunakan secara optimum.

Besarlah harapan PPD Maran untuk melihat semua sekolah di daerah Maran melaksanakan amalan 5S ini bagi penambahbaikan perkhidmatan. Selain keceriaan, banyak fungsi 5S yang membantu kepada kecekapan pengurusan dan perkhidmatan. Maklumat dan data yang disimpan dalam rekod atau fail akan mudah dicari dan diakses apabila diperlukan. Fail yang telah mengikut arkib akan lebih membantu kepada pengurusan fail yang berkesan. Kerja yang kemas dan tersusun akan memberi gambaran kepada kecekapan pengurusan.

     Pengurusan dokumen, maklumat dan data amat penting sebagai eviden atau pembuktian perlaksanaan aktiviti sekolah. Pengetua/Guru Besar, Penolong-penolong Kanan dan staf sekolah perlu memastikan dokumen disimpan dengan baik, mudah dicapai dan dicari serta disusun dengan rapi dan menarik. Kerja yang kemas mampu menghasilkan kualiti pengurusan yang baik malah akan memberi kesan kepada semua.

    

Sistem Star Rating/ Penarafan Berbintang JPN/PPD 2013

Sistem Penarafan Berbintang atau Star Rating merupakan satu bentuk piawaian yang dilaksanakan oleh MAMPU terhadap semua jabatan kerajaan dalam memastikan perlaksanaan pengurusan yang berkualiti dan efisien.

     Penarafan Berbintang bagi tahun 2013, JPN dan PPD akan diaudit bagi melihat sejauhmana jabatan ini berfungsi dalam perkhidmatan tadbir dan urus pelanggan. JPN Pahang akan didatangi oleh MAMPU pada 24 September 2013 dan sebuah PPD akan dipilih bagi tujuan yang sama pada 25 September 2013.

    Antara kriteria penilaian ialah;

 

PANDUAN AMALAN 5S SEKTOR AWAM

Klik imej di atas untuk akses Buku Panduan Amalan 5S Sektor Awam

UPQ, PPD Maran

Perlaksanaan Audit Dalam MS ISO 9001:2008 PPD Maran bagi tahun 2013

PPD Maran mengucapkan tahniah dan syabas kepada semua auditee yang terlibat dalam pengauditan MS ISO 9001:2008 oleh wakil BPSH, KPM ke atas PPD Maran pada tahun ini. Semua kakitangan PPD Maran telah melaksanakan setiap perkhidmatan dengan mengikut system pengurusan kualiti dan mematuhi prosedur yang telah ditetapkan.
     Audit dalam telah dilaksanakan selama 3 hari iaitu bermula 19 hingga 21 Julai 2012. Syukur kerana PPD Maran tidak dikenakan NCR dan ianya menunjukkan semua prosedur dipatuhi. Walaubagaimanapun, kita sentiasa akan membuat penambahbaikan dari masa ke semasa untuk memperkemaskan system pengurusan di organisasi ini. Beberapa peluang penambahbaikan telah dikenalpasti agar dibuat usaha penambahbaikan dan pencegahan terutama melibatkan urusan data, mesyuarat dan pemantauan ke sekolah dan pemantauan lokasi.
     Dengan adanya pengauditan ini, memastikan semua warga PPD Maran sentiasa bersedia dan melaksanakan setiap tugasan dengan mematuhi prosedur kualiti dan sentiasa memperkemaskan pengurusan masing-masing.

UPQ, PPD Maran

Audit Dalam MS ISO 9001:2008 BPSH, KPM

Musim audit telah tiba. Semua PPD bersedia untuk diaudit. Pasukan Juru Audit MS ISO mula berkampung di PPD Maran pada 17 hingga 19 Julai 2013.
    Audit Dalam ini melihat pengurusan system kualiti di setiap PPD dengan menekankan aspek prosedur kualiti. Terdapat 16 Prosedur Kualiti yang perlu diuruskan dengan baik. Kita mengharapkan semua pegawai dan staf bersedia dengan proses auditan yang akan dijalankan.

UPQ, PPD Maran

Jawatankuasa MS ISO 9001:2008 Negeri Pahang 2013

Barisan JK MS ISO 9001:2008 Negeri Pahang 2013 yang terdiri daripada Timbalan PPD (Pengurus Kualiti), Pegawai Kualiti dan Penolong Pegawai Kualiti. Turut bersama ialah Ketua Juruaudit JPN Pahang, En Ramlan bin Kamrin.

UPQ, PPD Maran

Mesyuarat Pengurusan Audit Dalam MS ISO 9001:2008 JPN Pahang di PPD Cameron Highland

Mesyuarat ini telah diadakan di PPD Cameron Highland pada 14 dan 15 Mei 2013. Fokus mesyuarat ini ialah bagi memperkukuhkan peranan PPD dalam memastikan Prosedur Kualiti dipatuhi dan dikawal dengan baik. Pemantapan pengurusan audit dalam amat penting dalam memastikan pengurusan yang dilaksanakan di lokasi memenuhi kehendak pelanggan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh pihak Kementerian Pelajaran Malaysia.

     Antara yang hadir ialah Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah selaku Pengurus Kualiti dan juga beberapa orang Pengawai Kualiti dan wakil PPD seluruh daerah negeri Pahang. Mesyuarat selama 2 hari ini juga dimantapkan lagi dengan taklimat "Coaching & Mentoring" oleh Tn Hj Zaberi, Ketua Penolong Pengarah Sektor Jaminan Kualiti, JPNP Pahang.



 

UPQ, PPD Maran

PK15 Pengurusan Mesyuarat (Prosedur)

Objektif prosedur ini bertujuan untuk menentukan  proses pengendalian mesyuarat yang teratur mengikut agenda yang ditetapkan dengan mematuhi PKPA 2/1991 – Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan.

 

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

 

TANGGUNGJAWAB	TINDAKAN	RUJUKAN
Pengerusi/ Setiausaha Mesyuarat   Urus setia     Pengerusi/ Setiausaha Mesyuarat	A.   SEBELUM MESYUARAT 1.   Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat.   2.   Membuat tempahan bilik mesyuarat. 3.   Menentukan kertas kerja / isu / program/ laporan yang disediakan untuk perbincangan (sekiranya ada).	Rekod Tempahan Bilik Mesyuarat
Setiausaha Mesyuarat         Pengerusi/ Setiausaha Mesyuarat             Urus setia                                               Setiausaha Mesyuarat           Setiausaha Mesyuarat	4.  Menghantar surat jemputan mesyuarat yang mengandungi maklumat berikut:  a.    Nama jawatankuasa b.    Tarikh dan tempat mesyuarat c.    Masa mula dan masa dijangka tamat d.    Agenda mesyuarat e.    Nama pengerusi f.     Jenis pakaian   5.  Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk seperti berikut:   5.1  Agenda Mesyuarat Pengurusan   a.  Perutusan Pengerusi b.  Pengesahan minit mesyuarat yang lalu c.  Perkara-perkara berbangkit (maklum balas minit mesyuarat yang lepas) d.  Pembentangan kertas kerja/ isu/ laporan e.  Hal-hal lain f.   Penutup  5.  Memastikan kemudahan-kemudahan bilik        mesyuarat berfungsi dengan baik. 6.Menentukan senarai kehadiran jawatankuasa/ jemputan mesyuarat A.   SEMASA MESYUARAT 1.Menyediakan catatan minit mesyuarat seperti berikut: a. Senarai kehadiran mesyuarat b. Perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat c. Keputusan-keputusan yang dibuat d. Tindakan-tindakan susulan yang perlu  diambil oleh BPSH/ JPN/ PPW/ PPD   B.   TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT 1.   Menyediakan minit mesyuarat. 2.   Mengedarkan minit mesyuarat dan borang maklum balas dalam tempoh 1 minggu kepada semua ahli mesyuarat. 3. Mengumpul dan menyatukan maklum balas dalam tempoh 2 minggu.    Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi ambil tindakan pembetulan merujuk PK 12 – Kawalan Ke Atas Ketidakakuran Produk/ Perkhidmatan	Surat Panggilan Mesyuarat                         Rekod Mesyuarat                                  Senarai Jemputan Mesyuarat           Catatan Minit Mesyuarat       Minit Mesyuarat               PK15 – 1 Maklum Balas Minit Mesyuarat

Pemberitahuan Berkaitan Borang Maklumbalas Pemantauan

    Adalah dimaklumkan bahawa Kementerian Pelajaran Malaysia, Jabatan Pelajaran dan Pejabat Pelajaran Daerah seluruh negara mengamalkan MS ISO 9001:2008. Setiap pemantauan ke sekolah-sekolah perlu mengikut prosedur kualiti yang ditetapkan.  Sehubungan dengan itu, tuan adalah disarankan mengambil perhatian sewajarnya berkenaan pemantauan yang dibuat di sekolah tuan terutama berkaitan maklumbalas pemantauan (Prosedur Kualiti Pengurusan Pemantauan – PK03) dan prosedur ini berkuatkuasa serta merta.

       Setiap kali pemantauan, pegawai akan mengenalpasti ketidakakuran dan seterusnya membuat cadangan penambahbaikan. Dapatan pemantauan akan direkodkan pada instrumen pemantauan dan borang rumusan dapatan pemantauan ( PK03-1). Sekolah perlu menjawab menggunakan borang maklumbalas dapatan pemantauan (PK03-2) dalam tempoh 14 hari dari tarikh pemantauan dibuat. Pihak pegawai pula akan membuat rumusan dan tindakan susulan sekiranya perlu (PK03-3).

Borang PK03-2 (untuk disi oleh sekolah : menjawab pemantauan yang dibuat oleh pegawai)

UPQ, PPD Maran

Pelaksanaan MS ISO 9001:2008 di PPD Maran 2013

Pelaksanaan MS ISO 9001:2008 adalah  berdasarkan arahan kerajaan:

1. PKPA Bil1/92 : Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) bagi Perkhidmatan Awam.
2. PKPA Bil.2/96 : Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam.
3. PKPA Bil.1/2002 : Garis Panduan Semakan Semula Prosedur dan Proses Kerja Di Agensi Kerajaan.

Pejabat Pelajaran Daerah Maran telahpun melaksanakan Prosedur Kualiti berteraskan MS ISO. Bagi tahun 2013 ini, Prosedur Kualiti MS ISO 9001:2008 diguna pakai selaras dengan Bahagian Pengurusan Sekolah Harian, Kementerian Pelajaran Malaysia. Sebanyak 16 Prosedur Kualiti (PK) dilaksanakan pada tahun ini iaitu:

1. PK01: Pengurusan Penempatan Guru
2. PK02: Pengurusan Petukaran Guru
3. PK03: Pengurusan Pemantauan
4. PK04: Pengurusan Aduan
5. PK05: Pengurusan Maklum Balas Pelanggan
6. PK06: Pengurusan Latihan Personel
7. PK07: Pengurusan Perolehan
8. PK08: Pengurusan Penyelenggaraan
9. PK09: Pengurusan Audit Dalam
10. PK10: Kawalan Dokumen
11. PK11: Tindakan Pembetulan dan Pencegahan
12. PK12: Kawalan Perkhidmatan Tidak Akur
13. PK13: Pengurusan Rekod Kualiti
14. PK14: Pengurusan Aset Alih Kerajaan
15. PK15: Pengurusan Mesyuarat
16. PK16: Pengurusan Data.

Dokumen ini perlu menepati keperluan Standard (8 Seksyen) Manual Kualiti melalui pembinaan Prosedur dan Proses Kerja. PK16 iaitu Pengurusan Data adalah PK terbaru yang perlu dilaksanakan di BPSH, JPN dan PPD.

 

Manual Prosedur Kualiti (MPK) ini dikuatkuasa mulai 1 FEBRUARI 2013 . PPD Maran telah menggerakan usaha dalam penambahbaikan perlaksanaan PK-PK tersebut. Setelah menerima Dokumen MPK pada 19 Februari 2013, satu taklimat khusus diberikan kepada semua pelaksana PK di PPD Maran pada 20 Februari 2013. Sesi perbengkelan akan dilaksanakan setiap hari Isnin kepada semua pelaksana PK sehinggalah semua PK diberi penjelasan sepenuhnya.

• 25/2/2013  - PK01 dan PK02  - Unit Pengurusan Sekolah
• 4/3/2013   - PK03 - Semua pegawai
• 11/3/2013 - PK15 - Semua Unit PPD
• 18/3/2013 - PK16 - Semua pegawai
• 25/3/2013 - PK14 - Pegawai dan Staf yang terlibat dengan rekod
• 1/4/2013  - PK04,PK05,PK06, PK07, PK08, PK14 - Pegawai terlibat
• 11/4/2013 - PK09,PK10, PK11, PK12 - Juru Audit

Kita mengharapkan prosedur yang telah ditetapkan dipatuhi dan sentiasa dibuat pembetulan, pencegahan, penambahbaikan dan kawalan kepada perkhidmatan.

UPQ, PPD Maran