PK15 Pengurusan Mesyuarat (Prosedur)

Objektif prosedur ini bertujuan untuk menentukan  proses pengendalian mesyuarat yang teratur mengikut agenda yang ditetapkan dengan mematuhi PKPA 2/1991 – Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan.

 

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

 

TANGGUNGJAWAB	TINDAKAN	RUJUKAN
Pengerusi/ Setiausaha Mesyuarat   Urus setia     Pengerusi/ Setiausaha Mesyuarat	A.   SEBELUM MESYUARAT 1.   Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat.   2.   Membuat tempahan bilik mesyuarat. 3.   Menentukan kertas kerja / isu / program/ laporan yang disediakan untuk perbincangan (sekiranya ada).	Rekod Tempahan Bilik Mesyuarat
Setiausaha Mesyuarat         Pengerusi/ Setiausaha Mesyuarat             Urus setia                                               Setiausaha Mesyuarat           Setiausaha Mesyuarat	4.  Menghantar surat jemputan mesyuarat yang mengandungi maklumat berikut:  a.    Nama jawatankuasa b.    Tarikh dan tempat mesyuarat c.    Masa mula dan masa dijangka tamat d.    Agenda mesyuarat e.    Nama pengerusi f.     Jenis pakaian   5.  Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk seperti berikut:   5.1  Agenda Mesyuarat Pengurusan   a.  Perutusan Pengerusi b.  Pengesahan minit mesyuarat yang lalu c.  Perkara-perkara berbangkit (maklum balas minit mesyuarat yang lepas) d.  Pembentangan kertas kerja/ isu/ laporan e.  Hal-hal lain f.   Penutup  5.  Memastikan kemudahan-kemudahan bilik        mesyuarat berfungsi dengan baik. 6.Menentukan senarai kehadiran jawatankuasa/ jemputan mesyuarat A.   SEMASA MESYUARAT 1.Menyediakan catatan minit mesyuarat seperti berikut: a. Senarai kehadiran mesyuarat b. Perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat c. Keputusan-keputusan yang dibuat d. Tindakan-tindakan susulan yang perlu  diambil oleh BPSH/ JPN/ PPW/ PPD   B.   TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT 1.   Menyediakan minit mesyuarat. 2.   Mengedarkan minit mesyuarat dan borang maklum balas dalam tempoh 1 minggu kepada semua ahli mesyuarat. 3. Mengumpul dan menyatukan maklum balas dalam tempoh 2 minggu.    Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi ambil tindakan pembetulan merujuk PK 12 – Kawalan Ke Atas Ketidakakuran Produk/ Perkhidmatan	Surat Panggilan Mesyuarat                         Rekod Mesyuarat                                  Senarai Jemputan Mesyuarat           Catatan Minit Mesyuarat       Minit Mesyuarat               PK15 – 1 Maklum Balas Minit Mesyuarat