EKSA - Pengurusan Bilik Stor

BILIK STOR

1. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.
2. Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan boleh diwujudkan dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.
3. Sudut informasi (contoh: tatacara permohonan barang) boleh diwujudkan dan ditempatkan di kawasan yang mudah dilihat.
4. Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas.
5. Stok disusun mengikut tanda/label/abjad yang bersesuaian mengikut tarikh pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan mengikut kaedah “First-In-First-Out” (FIFO). (*Penandan Aras Minima)
6. Semua barang/stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur.
7. Stok termasuk alat tulis, bahan, mesin dan peralatan disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan.
8. Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga mudah alih dan troli berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas.
9. Stok  disimpan  mengikut  keadaan  atau  jenis  barang  dan  tertakluk  kepada prosedur pengurusan stor yang sedang berkuatkuasa (Contoh: bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah dan barang-barang toksik disimpan dengan kemas dan menggunakan peralatan sepatutnya termasuk peralatan sokongan).
10. Kaedah/sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan bagi memudahkan urusan merekod keluar masuk stok. (*Menyediakan Kew PS yang kemaskini).

 

EKSA - Pengurusan Dokumen dan Bilik Fail

PENGURUSAN DOKUMEN
1.   Fail-fail aktif/diari/organizer disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.
2.   Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet faildan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan..

 

BILIK FAIL

1. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.
2. Pelan susun atur/pelan lantai bilik fail boleh disediakan dan dipamerkan di ruang yang mudah dilihat.
3. Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan.
4. Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail dan boleh dicapai dalm tempoh 30 saat carian  ( *  menggunakan formula KLP  Cabinet , laci dan poket. )
5. Fail disusun semula di tempat asal selepas digunakan.
6. Sistem pergerakan fail boleh diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang  digunakan (contoh: kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail).
7. Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di dalam kabinet besi bepalang.Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet.
8. Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail terperingkat dipamerkan.
9. Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas.
10. Kawalan   makhluk/haiwan   perosak   dilaksanakan   secara   berjadual.
11. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus bilik fail.

 

EKO SISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

1. EKSA iaitu Ekosistem Kondusif Sektor AWAM iaitu penjenamaan semula Pelaksanaan Amalan 5S kepada EKSA untuk memenuhi keperluan sektor awam.
2. Pelaksanaan EKSA mempunyai matlamat yang sama untuk mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti, secara sistematik dan praktikal.
3. Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja.
4. EKSA berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti berasaskan Standard MS ISO 9000, dalam memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja.
5. EKSA yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej korporat Jabatan/Agensi secara keseluruhan.

 

EKSA- Pengurusan Laci dan Alat tulis

1. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:
2. Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai.
3. Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan.
4. Laci  bawah  diguna  bagi  menempatkan  alatan/barang  peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain. 
5. Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang atau lebih) maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis buku catatan dokumen rasmi

sekitar audit dalam di PPD Maran

Barisan kepimpinan dan staf PPD Maran 2015

Audit Dalam MS ISO 9001:2008 di Pejabat Pendidikan Daerah Maran

Mesyuarat pembukaan audit

Tuan PPD, Tuan Haji Jalani bergambar dengan barisan auditor MS ISO

Audit Dalam MS  ISO merupakan rutin bagi organisasi setiap tahun. Ianya bertujuan bagi membantu meningkatkan kecekapan pengurusan organisasi di samping mencari peluang penambahbahbaikan.

    Audit ini berlangsung selama 3 hari iaitu bermula 10 hingga 12 haribulan Ogos 2015 dan dihadiri oleh juruaudit yang mewakili bagi pihak BPSH, Kementerian Pendidikan Malaysia. Kita mengharapkan auditan yang berlaku dapat meningkatkan kualiti kerja pegawai dan staf ppd di samping membantu meningkatkan mutu perkhidmatan organisasi terutama kepada pelanggan. 

     PPD Maran mengucapkan ribuan terima kasih kepada auditor terlibat.