A)
Sudut 5S
a.
Nama Zon
b.
Carta Organisasi
c.
Polisi 5S
d.
Jadual Mesyuarat Zon
e.
Keputusan Audit
f.
Gambar Sebelum dan Selepas 5S
g.
Jadual Perancangan dan Perlaksanaan
h.
Jadual tugas zon
(Diletakkan di tempat yang strategik
dan maklumat perlu sentiasa di kemaskini)
B)
Ruangan Pejabat
a.
Atas Meja
i.
Tidak lebih 3 fail di atas meja pada waktu
pejabat
ii.
1 IN/OUT/KIV Tray
iii.
1 Kalender
iv.
Selepas kerja, simpan semua dokumen,
barang-barang ke tempat asal.
v.
Tiada sampah di atas meja
b.
Bawah Meja
i.
1 bakul sampah
ii.
Tidak lebih satu kasut atau selipar
c.
Meja Sisi (atas meja)
i.
Telefon
ii.
Printer individu
iii.
Tidak lebih 5 kad atau gambar yang disusun
dengan kemas.
d.
Laci
i.
Atas – Barang keperluan alat tulis pejabat
ii.
Tengah – Barang Bukan selalu guna
(kertas/nota/memo/fail)
iii.
Bawah – Barang Peribadi (Sudu, cawan, phone charger dsb)
iv.
Makanan tidak dibenarkan diletakkan dalam
laci.
v.
Tiada sampah, serangga dan binatang
peliharaan dalam pejabat.
e. Kabinet
i.
Jangan letak barang-barang atas kabinet atau
almari (cth: helmet, dekorasi dan fail)
ii.
Label dan susun barang-barang mengikut
susunan dan keperluan
iii.
Sentiasa susun dan bersihkan Kabinet dan
almari.
iv.
Makanan tidak dibenarkan dalam Kabinet atau
almari
v.
Mesti ada item index.
f.
Kerusi
i.
Kerusi dalam keadaan baik (tidak bengkok
atau patah)
ii.
Letak di tempat asal setelah digunakan.
iii.
Jangan letak suit atau coat di kerusi.
Mesti digantung di dalam almari atau penggantung coat.
iv.
Jangan letak barang di atas kerusi selain
kusyen
g. Cubicle
Shelve (Rak)
i.
Label fail manual/Fail mengikut standard.
ii.
Tidak lebih 3 dekorasi di atas rak hiasan (
cth: pasu bunga, akuarium kecil, jam kecil, jam kecil,nota kecil @ sbg.)
iii.
Buku disusun kemas mengikut buku daftar.
iv.
Jangan letak barang/item lain selain
dinyatakan di atas.
v.
Bersih
dan tiada sampah.
h.
Name
tage/Name plate/Tanda Nama/Papan Tanda
i.
Untuk Cubicle
– nama perlu diletak di bahagian atas papan penanda dan mudah dilihat.
ii.
Untuk Bilik – nama perlu diletakkan pada pintu
dan 6 kaki daripada lantai.
iii.
Bilik Air – Tagging
Gambar ( Lelaki dan Wanita)
iv.
Petunjuk arah kawasan
i.
Partition
Board
i.
Nyatakan polisi kawasan (keselamatan, persekitaran
dan kualiti)
ii.
Tiada stick-on
note dibenarkan.
iii.
Nota, artikel, calendar dan gambar, mesti
ditampal dengan kemas dan kreatif (menggunakan thumb tack.)
j.
Notis Board
i.
Semua items
yang ditampal pada notis boards perlu disusun dengan kemas.
ii.
Item atau data yang telah luput tarikhnya
perlu diturunkan.
iii.
Mesti diselenggara sentiasa – mingguan
iv.
Semua artikel atau pengumuman perlu mendapat
pengesahan Ketua Unit sebelum dipapar/ditampal.
k. Lantai
i.
Mesti bersih dan kering
ii.
Tiada sampah
iii.
Tiada lubang atau lantai pecah. Tidak licin.
iv.
Wayar disusun dengan kemas dan selamat
l.
Karpet
i.
Mesti bersih dan kering.
ii.
Sentiasa vakum
iii.
Mesti dalam keadaan baik (tidak berbau atau
lembap).
m. Jalan
Tar
i.
Jalan mesti memenuhi keperluan standard SEMS.
ii.
Tiada kerosakan jalan.
n. Dinding
i.
Tidak menampal apa-apa stick-on note pada dinding.
ii.
Tidak menconteng dinding
iii.
Bersih dan tiada sawang
iv.
Berada dalam keadaan baik
v.
Semua poster
atau risalah perlu ditampal dengan teratur dan kemas.
o. Tingkap
i.
Tidak meletakkan/menggantung apa-apa pada
tingkap.
ii.
Bersih dan tidak berabuk
iii.
Lap sentiasa.
iv.
Dalam keadaan baik (tidak pecah).
v.
Mesti ditutup selepas waktu pejabat.
vi.
Memastikan semua tingkap boleh ditutup dan
dibuka.
p. Laluan
Utama Pejabat.
i.
Memastikan kasut bersih sebelum memasuki
pejabat.
ii.
Tidak meletakkan barang yang boleh
menghalang laluan.
iii.
Tidak membuang sampah di laluan utama.
iv.
Pencahayaan yang sesuai diperlukan.
q. Tong
Sampah
i.
Mesti dikosongkan apabila telah penuh.
ii.
Mesti dilapik dengan beg plastik.
iii.
Tong sampah/ bakul sampah perlulah bersih.
iv.
Jangan membuang putung rokok di atas penutup
tong sampah.
r.
Komputer
i.
Mesti bersih dan kemas
ii.
Sentiasa membersihkan alatan komputer.
iii.
Jangan meletakkan sebarang dekorasi di atas monitor.
iv.
Mesti disusun dengan kemas dan mudah
digunakan.
v.
Wayar perlu disusun dengan kemas dan
selamat. Mesti ditutup setelah digunakan.
s. Telefon
i.
Susun di tempat yang sesuai dan mudah
digunakan.
ii.
Susun wayar telefon dengan baik dan selamat.
iii.
Sediakan list
bagi nombor-nombor telefon yang digunakan.
iv.
Sentiasa bersihkan dengan liquid
soap.
v.
Jangan biarkan telefon bordering lebih daripada 5 kali.
vi.
Telefon diletakkan di tempat yang mudah
diambil/capai.
vii.
Mesti ada nombor talian sambungan di atas
telefon tersebut.
t.
Mesin Photostat
i.
Kumpulkan jenis-jenis kertas (cth: A3,A4) dengan
teratur.
ii.
Tambah kertas setelah habis ke dalam mesin.
iii.
Set kepada ‘power safe’ setelah waktu pejabat.
iv.
Sediakan bakul sampah untuk kertas terpakai.
v.
Gantikan ink
cartridge apabila diperlukan.
vi.
Gunakan dengan berhemah.
vii.
Buat aduan kepada Bahagian Pentadbiran sekiranya
mengalami kerosakan.
viii.
Sediakan panduan menggunakan Mesin Photostat di tempat Photostat.
u.
Mesin Fax
i.
Sediakan bakul sampah untuk membuang kertas
terpakai.
ii.
Set kepada ‘power
safe’ setelah waktu pejabat.
iii.
Sediakan bakul sampah untuk kertas terpakai.
iv.
Gantikan ink
cartridge apabila diperlukan.
v.
Penerimaan fax
perlu diterima dan diproses dengan segera.
vi.
Gunakan secara berhemah.
vii.
Aduan kerosakan dilaporkan kepada Bahagian ICT.
viii.
Sediakan panduan menggunakan Mesin Fax di tempat
fax.
v.
Pintu.
i.
Tidak meletakkan barang atau benda yang
menghalang pintu.
ii.
Tidak menampal apa-apa pada pintu, melainkan
tanda arah.
iii.
Pintu berada dalam keadaan yang baik dan boleh
digunakan.
iv.
Bersih dan tidak pudar (pintu kaca).
w.
Printer
(mesin cetak)
i.
Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah
digunakan.
ii.
Pastikan wayar disusun dengan kemas.
iii.
Switch off setelah digunakan.
iv.
Dibersihkan selalu.
v.
Lantik seorang penjaga untuk menjaga keperluan
printer.
vi.
Mesti bersih dan tidak rosak.
vii.
Digunakan mengikut kesesuaian kertas.
x.
Tandas
i.
Sediakan jadual pembersihan.
ii.
Kemaskini dan sediakan checklist jadual pembersihan.
iii.
Pastikan penanda jantina.
iv.
Susun tong sampah.
v.
Sediakan tisu/sabun dan tuala kecil.
vi.
Sediakan jadual pembaikan lampu, sitem air dan
keperluan tandas.
vii.
Sentiasa bersih.
viii.
Sediakan risalah/peringatan amalan baik bagi
pengguna tandas;
1.
Pam setelah digunakan,
2.
Basuh tangan setelah keluar dari tandas.
3.
Jangan mencangkung dengan kedua-dua kaki di atas
mangkuk tandas,
4.
Jangan buang tisu atau sanitary ke dalam mangkuk tandas.
y.
Sinki.
i.
Tiada sampah
ii.
Jangan kotorkan sinki.
iii.
Pastikan bersih dan berkilau.
iv.
Tap dalam keadaan yang baik.
z.
Cermin.
i.
Pastikan bersih dan berkilau.
ii.
Frame dalam keadaan baik.
iii.
Tidak pecah atau retak.
aa.
Sabun dispenser
i.
Perlu ada 30% daripoada had minimum keperluan.
ii.
Dispenser berada dalam keadaan yang baik dan
boleh digunakan.
bb. Pewangi
Udara /Air Freshener
i.
Keadaan baik dan boleh digunakan.
ii.
Diletakkan di tempat yang sesuai dan praktikal.
iii.
Sediakan jadual pembersihan.
cc.
Peralatan/Kemudahan Elektrikal.
i.
Tutup suis setelah digunakan.
ii.
Pastikan soket plak tidak rosak.
dd. Sistem
Fail
i.
Gunakan warna/nama fail/etc.
ii.
Mesti ada List
Fail yang digunakan.
iii.
Sediakan satu standard sistem fail yang mudah, selesa dan teratur.
ee. Set
Sofa
i.
Mesti bersih dan tidak berabuk.
ii.
Susun dengan kemas.
iii.
Alas sofa perlu bersih dan dalam keadaan baik
(cth. Tidak luntur dan berbau).
ff.
Meja ‘Coffee’.
i.
Mesti bersih dan teratur.
ii.
Tiada pinggan, cawan atau barang yang tidak
digunakan.
iii.
Tiada sampah.
gg.
Rak Majalah
i.
Selenggara majalah yang terkini.
ii.
Majalah perlulah berbentuk ilmiah bukan hiburan.
iii.
Rak majalah berada dalam keadaan baik.
hh. Langsir
/ Blind
i.
Tidak berabuk.
ii.
Langsir atau blind berada dalam keadaan baik.
iii.
Tiada barang diletakkan bersebelahan dengan
langsir (cth. pasu bunga).
ii.
Rak Kasut
i.
Diletakkan sditempat yang betul.
ii.
Rak kasut berada dalam keadaan yang baik.
jj.
Musolla.
i.
Tempat wuduk
1.
Pastikan sistem air dalam keadaan baik dan
mencukupi.
2.
Pastikan lubang saluran air baik dan tidak
bocor.
3.
Selipar yang digunakan hendaklah disusun secara
teratur dan kemas.
4.
Pastikan kebersihan dijaga dan diutamakan.
ii.
Bilik Solat.
1.
Pastikan bersih dan berada dalam keadaan baik.
2.
Sejadah, kain sembahayang dan buku-buku agama
termasuk al-Quran disusun dan diletakkan secara baik, terurus dan terpelihara.
3.
Bukan dijadikan tempat tidur.
kk.
Pencahayaan Bilik.
i.
Suis
1.
Switch off setelah menggunakan pejabat.
2.
Sediakan layout switch sekiranya terdapat suis
yang banyak.
3.
Tiada suis yang pecah atau rosak lebih dari
seminggu.
ii.
Mentol
1.
Tidak berklip.
2.
Tidak berhabuk.
3.
Berfungsi dengan baik.
iii.
Casing/cover/penutup
lampu
1.
Tidak pecah/rosak dan diselenggara segera
sekiranya rosak.
2.
Tidak berhabuk atau bersawang.
ll.
Alatan Pejabat.
i.
Alatan tulis
1.
Setiap kakitangan perlu ada alatan tersebut
seperti:
a.
3 batang pen ( biru, merah, hitam )
b.
1 pensel
c.
1 pemadam
d.
1 pembaris
e.
1 Liquid
Paper
f.
1 stapler
g.
1 cellulose
Tape
h.
1 puncher
i.
1 tray
j.
1 gunting
k.
1 fluorescent
colour Pen
l.
1 cutter
m.
1 kotak paper clip
2.
Nama individu perlu diletakkan pada alatan milik
masing-masing.
3.
Alatan perlu dijaga dengan rapi dan kemas.
ii.
Stor Alatan Tulis
1.
Perlu ada tempat yang sesuai, mudah bagi
penyimpanan alatan.
2.
Tagging semua jenis alatan bagi memudahkan
pengiraan semasa dan penyelenggaraan stok baru.
mm.
Papan Putih (White
Boards)
i.
Sentiasa bersih setelah digunakan.
ii.
1 pemadam papan putih perlu sentiasa ada setiap
masa.
iii.
1 marker pen (biru/merah/hitam) perlu ada setiap
masa.
iv.
Perlu diletakkan di tempat simpanan setelah
digunakan.
nn. Bilik
Gerakan
i.
Rostrum
1.
Perlu sentiasa bersih dan teratur.
2.
Rostrum, sekiranya digunakan di luar Bilik
Gerakan perlu diletakkan ditempatnya semula.
3.
Berada dalam keadaan yang baik .
oo. Dekorasi.
i.
Pejabat Pelajaran Daerah Maran menggalakkan
warganya menyalurkan kreativiti dan inovasi masing-masing.
ii.
Walaubagaimanapun, setiap dekorasi perlulah
memenuhi ‘garis panduan elemen 5S’.
pp. Tempat
Letak Kenderaan
i.
Sentiasa bersih
ii.
Line parking yang jelas.
iii.
Kelaskan parking mengikut jenis kenderaan
(motor, kereta dll).
iv.
Parking
berpandukan kepada penanda kawasan parking yang disediakan sahaja.
v.
Parking
Pegawai hendaklah diisi oleh pegawai yang telah ditetapkan- PPD, Timbalan PPD
dan ketua unit.
qq. Kawasan
Larangan Merokok
i.
Pejabat Pelajaran Daerah Maran adalah di dalam “Kawasan Larangan Merokok”
ii.
Ini berdasarkan Pekeliling Larangan Merokok di
Premis Kerajaan melalui Peraturanperaturan Kawalan Hasil Tembakau 2004
[P.U.(A)324/2004] dan Peraturanperaturan Kawalan Hasil Tembakau (Pindaan) 2008
P.U.(A)315/2008].
iii.
Adalah menjadi kewajiban kepada warga kerja
dan pelanggan PPD Maran untuk mematuhi peraturan tersebut.
rr.
Kaedah-kaedah Susunan Fail
i.
Berdasarkan tahun, daerah, kod aktiviti, tarikh,
bercampur, atau kelas fail.
ss.
Maklumbalas Pelanggan (kriteria Yang Dinilai)
i.
Mesra
ii.
Bahasa Sopan
iii.
Memudahkan urusan
iv.
Kemahiran
v.
Penjelasan
vi.
Cepat
vii.
Tepati masa
viii.
Terima kritikan
ix.
Layanan dan membekal maklumat
x.
Kawalan emosi
xi.
Persekitaran
xii.
Kemudahan
xiii.
Ruang dan masa menunggu.
Tiada ulasan:
Catat Ulasan
Terima kasih atas ulasan anda.