Pembukaan Fail

Pembukaan Fail meliputi aktiviti pembukaan fail baru, fail sementara, memasukkan kandungan, mencatatkan butiran di kertas minit, dan mengawal pergerakan fail.

Pembantu Tadbir sedang membuat proses penggunaan fail di pejabat. - Gambar hiasan.

 

     Fail dibuka apabila:

1. Fail yang diperlukan belum ada;
2. Fail asal ditutup dan bersambung pada kulit fail jilid baharu;
3. Fail asal tidak dapat dikesan;
4. Fail asal didapati rosak dan perlu diganti dengan kulit baru;
5. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam; dan
6. Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar kepada klasifikasi yang baharu.

Surat dan dokumen yang diwujudkan atau diterima hendaklah dikandung dengan segera ke dalam fail yang betul supaya ianya mudah dikawal, dikesan dan diambil tindakan. Sebelum fail baharu dibuka, semak rujukan tuan atau baca isi kandungan surat atau semak klasifikasi fail. Sekiranya fail berkenaan telah ada, kandungan surat atau dokumen tersebut ke dalamnya.Sekiranya fail berkenaan belum ada, fail baharu hendaklah dibuka.

(Sumber Rujukan : Klasifikasi Fail Sekolah-sekolah Pahang)