TUJUAN
Panduan ini bertujuan untuk membantu Ketua-Ketua Jabatan menyediakan ManualProsedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) dengan lebih berkesan dan berkualiti.
B. KONSEP MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA
1. MPK dan FM adalah dua dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah
jabatan/pejabat. Kedua-dua dokumen ini adalah alat pengurusan penting yang dapat
menyumbang kepada peningkatan produktiviti jabatan/pejabat keseluruhannya.
2. MPK adalah dokumen rujukan untuk peringkat jabatan/ pejabat. Ia mengandungi
maklumat yang memberi gambaran menyeluruh mengenai jabatan/pejabat, seperti sejarah
dan rasional penubuhan jabatan/pejabat, objektif, fungsi, prosedur dan pegawai/staf yang
bertanggungjawab melaksanakan prosedur tersebut.
3. Maklumat mengenai sejarah dan rasional penubuhan jabatan/ pejabat akan
membolehkan individu dalam jabatan/pejabat mengetahui mengapa jabatan/pejabat
ditubuhkan dan apakah harapan-harapan jabatan/pejabat terhadap mereka. Maklumat
mengenai objektif dan fungsi utama jabatan/pejabat pula akan membolehkan individu
dalam jabatan/ pejabat mengetahui tujuarah yang perlu diikuti dalam melaksanakan
tanggungjawab masing-masing. Penetapan fungsi jabatan/ pejabat serta pembahagian
aktiviti yang jelas antara bahagian dan unit di bawah jabatan/pejabat membolehkan setiap
individu di dalam jabatan/pejabat jelas mengenai parameter tugas masing-masing dengan
tepat di samping mengetahui tugas-tugas bahagian/ unit/ individu lain dalam
jabatan/pejabat. Rangkaian prosedur dan pegawai/staf bertanggungjawab yang
ditunjukkan pula akan memberi gambaran yang jelas kepada individu mengenai langkahlangkah
yang terlibat dalam semua aktiviti jabatan/ pejabat.
4. MPK mendokumentasikan secara sistematik susunan cara bekerja. Tiap-tiap kerja
mempunyai proses dan peraturan yang tertentu. Kerja yang dijalankan dengan tidak
mengikut proses dan peraturan yang telah ditetapkan boleh menimbulkan kelewatan,
pembaziran masa dan ketidakcekapan. Bagi membolehkan kerja dibuat dengan tepat dan
cekap, satu cara yang sistematik perlu diwujudkan. Adalah penting proses, peraturan,
pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja di antara pegawai dikenalpasti,
disusun dan dibukukan dengan jelas supaya ia dapat dijadikan sebagai bahan rujukan.
Cara bekerja yang jelas dan teratur akan meningkatkan produktiviti jabatan/pejabat. Bagi
menyenangkan rujukan, tiap-tiap Ketua Bahagian perlu dibekalkan dengan MPK.
5. FM pula berperanan untuk meningkat kecekapan dan keberkesanan tiap-tiap seorang
individu dalam jabatan/pejabat. Untuk tujuan ini FM dirangka khusus untuk memberikan
panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap
hari. Asas FM adalah senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam
jabatan/pejabat. Rangkaian prosedur dan senarai semak (checklist) yang terdapat dalam
FM adalah garis panduan langkah demi langkah yang dapat memandu setiap individu
menjalankan tugas mereka dengan cekap. Peruntukan kuasa dan undang-undang yang
terlibat dengan tanggungjawab seseorang individu juga dimuatkan dalam FM. Objektif
Jabatan, objektif Bahagian dan Unit serta carta yang menunjukkan kedudukan individu
dalam Bahagian atau Unit masing-masing akan membantu individu- individu memahami
peranan mereka dalam jabatan/pejabat.
6. Dengan adanya FM, seseorang pegawai akan dapat memahami peranannya dalam
sesebuah jabatan/pejabat dan bagaimana ia boleh membantu meningkatkan produktiviti
jabatan/pejabat. FM adalah dokumen rujukan untuk setiap pegawai bagi menjalankan
tugasnya setiap hari dan harus ditempatkan di meja pegawai.
7. Selain daripada sebagai alat pengurusan untuk meningkatkan kecekapan dan
keberkesanan individu dan jabatan/pejabat, MPK dan FM juga berguna sebagai alat
latihan terutama kepada pegawai baru dilantik atau pegawai yang baru ditukarkan ke
sesuatu jabatan/pejabat. Biasanya pegawai-pegawai ini sukar memahami kerja baru
mereka dan kerapkali mengambil masa yang panjang untuk mempelajari cara-cara
menjalankan tugas. Didapati mereka banyak bergantung kepada pengalaman rakan-rakan
yang terdahulu dan tiada satu dokumen rasmi yang menyenaraikan susunan kerja yang
tertib untuk dirujuk.
8. Sebelum MPK dan FM diperkenalkan, pekerja-pekerja dalam jabatan/pejabat
melaksanakan tugas masing-masing berasaskan pengetahuan yang dipelajari dari
pengalaman dan tunjuk ajar pekerja-pekerja lama. Seringkali pengetahuan tersebut tidak
berasaskan kepada cara-cara bekerja yang seragam dan hanya berasaskan kepada
kefahaman pegawai-pegawai lama. Dengan yang demikian terdapat pekerja-pekerja yang
menjalankan tugas tanpa mengetahui cara-cara bekerja dengan betul dan tidak jelas
dengan bidang kuasa masing-masing. Keadaan ini melambatkan penyelesaian ke atas
sesuatu tugas.
9. MPK dan FM mempunyai tujuan dan fokus yang berbeza. Oleh yang demikian
jabatan/pejabat perlu mempunyai kedua-dua dokumen ini. Perbezaan bagi kedua-dua
dokumen ini adalah seperti dalam Rajah 2.
10. MPK adalah untuk rujukan semua pegawai/staf. Hanya satu MPK akan disediakan
bagi satu jabatan/pejabat. Fokus utama MPK adalah jabatan/pejabat dan tujuan
penyediaan dan penggunaannya adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan
jabatan/pejabat keseluruhan. Sementara fokus utama FM adalah individu dan tujuan
penyediaan dan penggunaannya adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan
tugas yang dilaksanakan oleh individu. FM perlu disediakan untuk semua
individu/jawatan dalam jabatan/pejabat.
11. Penyediaan MPK dan FM membawa beberapa kebaikan seperti berikut:
a. Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi;
b. Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja;
c. Menentukan peraturan jabatan/pejabat dipatuhi;
d. Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas;
e. Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru;
f. Menyenangkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatan lain;
g. Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan sistem
dibuat;
h. Mengurangkan arahan-arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja; dan
i. Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain.
12. Adalah dijangka jika MPK dan FM disediakan dengan sempurna dan dijadikan
sebagai rujukan utama dalam menjalankan tugas dan tangungjawab jabatan/pejabat,
kecekapan dan keberkesanan jabatan/pejabat dapat dipertingkatkan.
UPQ, PPD Maran
Tiada ulasan:
Catat Ulasan
Terima kasih atas ulasan anda.